Zo kies je het beste systeem

Iedere dag maak je keuzes. Bewust en onbewust. Klein of groot. In de supermarkt als je een flesje wijn koopt, maar ook als je gaat verhuizen of verbouwen. In jouw organisatie maak je ook dagelijks keuzes. Neem bijvoorbeeld het werken volgens jullie eigen verzuimaanpak. Om taken binnen jouw verzuimaanpak uit te voeren zet je een verzuimsysteem in. Wat een goed verzuimsysteem is, is voor iedere organisatie anders. Bij de keuze ervan is het belangrijk scherp te hebben welk verzuimsysteem de beste match is met jouw organisatie. In deze blog lees je hoe je dit aanpakt aan de hand van 7 criteria. 

Een verzuimsysteem kiezen als werkgever of arbodienstverlener

Als werkgever heb je behoefte aan grip op de gezondheid en vitaliteit van medewerkers. Een verzuimsysteem kan daarin ondersteunen. Verzuimmanagement, preventieve maatregelen en controle over sociale zekerheid zijn key. Als arbodienstverlener heb je andere doelen. Je ondersteunt werkgevers bij casemanagement, verzuimmanagement en duurzame inzetbaarheid. Daar hoort een toegankelijk en werkbaar systeem bij voor iedereen.

‘Iedereen’ is ook gelijk het startpunt van jouw keuzeproces. Het begint met de stakeholders in kaart brengen. Wie moeten er aangehaakt worden; wie moeten er met het systeem werken? Over het algemeen geldt: hoe eerder mensen worden aangehaakt, hoe sneller er draagvlak ontstaat. Vanuit die input volgt het opstellen van prioriteiten. Waarin moet een verzuimsysteem ondersteunen binnen jouw organisatie; welke functionaliteiten moet het bieden?
 

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Bekijk dan eens hoe FlexFamily ons verzuimsysteem De Xpert Suite ervaart. In deze video leggen verschillende teamleden uit hoe de Xpert Suite hen helpt in de bedrijfsvoering.

Of bekijk ons artikel Datagedreven werken. In dit artikel geven we tips hoe je datagedreven kan werken met je verzuimsysteem. 

7 criteria om een systeem te kiezen voor jouw verzuimproces

Wat voor een organisatie belangrijke overwegingen zijn, is heel persoonlijk. Hoe bepaal je wat die functies en prioriteiten moeten zijn? Hieronder vind je 7 criteria om in overweging te nemen als je je oriënteert op een nieuw verzuimsysteem.

1. Rapportagemogelijkheden

Herkenbaar voor velen: je hebt bepaalde informatie nodig om een beslissing te maken of om een verslag naar je klant te brengen. Je zoekt de juiste gegevens bij elkaar en zet ze dan zelf op een rijtje. Een tijdrovende klus. Met een passend verzuimsysteem is het niet meer nodig. Een goed systeem koppelt de juiste data voor jou aan elkaar. Met één druk op de knop heb jij de gewenste rapportage op je beeldscherm. Het kan een verzuimrapportage zijn, of ook een procesrapportage. Waar ligt jouw behoefte?

2. Financieel inzicht & facturatie

Als arbodienstverlener verwacht je een systeem wat ondersteunt in de financiële processen. Daar hoort ook een efficiënte facturatie bij. Het liefst (semi-)geautomatiseerd, natuurlijk. Want daarmee maak jij de grootste slagen in procesverbetering. Bekijk vooraf waar jij meer financieel overzicht in wilt krijgen en welke facturatieprocessen je wilt verbeteren. Er is veel mogelijk!

3. Gebruiksvriendelijkheid

Het is belangrijk dat een verzuimsysteem iedere betrokkene ondersteunt. Let daarom bij het kiezen van een systeem op de gebruiksvriendelijkheid. Hoe faciliteert het systeem de interne en externe communicatie? Voelt de navigatie van het systeem natuurlijk aan? Een verzuimsysteem wordt een belemmering voor de organisatie wanneer je er niet efficiënt mee kunt werken. Ga dus niet te snel voorbij aan usability en betrek de personen die met het systeem gaan werken. Een demo kan daarbij helpen. Op deze manier kun je het systeem zien en de gebruiksvriendelijkheid tijdig toetsen.

4. Inrichten naar eigen wensen

We willen nog een criterium met je delen wat aansluit op gebruiksvriendelijkheid: de mogelijkheid om het systeem in te richten naar eigen wens. Sommige systemen zijn vastomlijnd; er is weinig aanpassing mogelijk. Als het systeem dan nét niet lekker werkt of belangrijke functionaliteiten missen, is er vaak een workaround nodig of kost het tijd en geld om een aanpassing te doen. Andere systemen kunnen dit wel. Bijvoorbeeld bij een modulair systeem met ruimte om zelf de inrichting aan te passen. Kijk dus tijdens de oriëntatie op een (nieuw) verzuimsysteem naar wat je belangrijk vindt in jouw verzuimaanpak. Je hebt zelf de touwtjes in handen als het gaat om:

• Eigen protocollen en taken;
• autorisatie;
• inrichting volgens eigen huisstijl;
• toevoeging van verschillende functionaliteiten als je er behoefte aan hebt.

5. Koppelingen met bestaande HR- Finance- of CRM systemen

Een verzuimsysteem moet naadloos aansluiten op je bestaande systemen. Dit geldt voor systemen op de HR-afdeling. Maar ook een koppeling met het CRM-systeem en de systemen van Finance zijn vaak een must. En wat dacht je van de wisselwerking tussen de Arbodienst en jouw organisatie? Ook daar moet het systeem passend in zijn. Onderzoek of een verzuimsysteem verbanden kan leggen tussen de verschillende systemen in het bestaande digitale landschap.

6. Veiligheid en AVG

Een loopneus bij werknemers komt wel eens voor. De veiligheid van een verzuimsysteem moet echter altijd topfit zijn. Een verzuimsysteem bevat een flinke hoeveelheid persoonlijke (medische) gegevens. Alleen al denken dat deze informatie op straat komt te liggen, is een nachtmerrie. Neem naleving van de AVG en digitale veiligheid mee als een serieus overwegingspunt bij het kiezen van een verzuimsysteem.

7.Digitale efficiëntie

Een goed systeem zorgt voor een efficiënter digitaal proces. Ben je arbodienstverlener? Dan mag een planningstool voor afspraken met interne- en externe professionals niet ontbreken in jouw systeem. Een goed verzuimsysteem ondersteunt de planners in het uitvoeren van hun werk. Denk ook aan digitaal ondertekenen als functie. Hiermee is het over- en weer sturen van (papieren) documenten verleden tijd.

Ruimte voor wat er echt toe doet: de mens

Door een verzuimsysteem te kiezen wat helemaal aansluit op de behoeften van jouw organisatie, kun je flinke stappen maken in procesoptimalisatie. De verzuimprocessen worden beter én sneller uitgevoerd. Bottlenecks in het proces maken ruimte voor kwaliteit. Hierdoor kunnen medewerkers, leidinggevenden, casemanagers en bedrijfsartsen hun focus houden op wat er echt toe doet: de mens.

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Bekijk dan eens hoe FlexFamily ons verzuimsysteem De Xpert Suite ervaart. In deze video leggen verschillende teamleden uit hoe de Xpert Suite hen helpt in de bedrijfsvoering. Of bekijk ons artikel Datagedreven werken. In dit artikel geven we tips hoe je datagedreven kan werken met je verzuimsysteem.