De kracht van een verzuimapplicatie

Als directeur van een kleine tot middelgrote arbodienst begrijp je hoe belangrijk het is om de controle te houden over je dienstverlening en interne processen. Een kwalitatieve verzuimapplicatie is hierbij van onschatbare waarde. Het biedt je de mogelijkheid om de regie te voeren over je dienstverlening en interne processen soepel te laten verlopen. Met deze handige tool aan je zijde, kun je met vertrouwen je arbodienst verder ontwikkelen en… naar succes leiden.

Een goede verzuimapplicatie transformeert jouw arbodienst

Een gestroomlijnd verzuimsysteem vermindert administratieve lasten en bevordert de productiviteit van je arbodienst. Door repetitieve taken te automatiseren, stel je je team in staat om zich op de belangrijkere aspecten van het werk te concentreren, zoals de relatie met klanten. Daarnaast helpt een goed verzuimsysteem je om overzicht te behouden en in control te zijn. Zo kan je effectief reageren op verzuimgevallen en de naleving van wet- en regelgeving waarborgen. Dit artikel gaat dieper in op de specifieke features van een hoogwaardige verzuimapplicatie die jouw arbodienst transformeert. Weet je al welke functies voor jou van belang zijn, maar niet precies wat het gaat kosten? Doe dan ook een grondige kostenanalyse. Zo weet je zeker dat je de juiste keuze maakt!

Gebruiksvriendelijk verzuimsysteem
Een van de belangrijkste kenmerken van een goede verzuimapplicatie is een gebruiksvriendelijk verzuimproces. Denk hierbij aan het genereren van taken, het bijhouden van follow-ups en het plannen van afspraken. Met een handige interface en een naadloze workflow, kun jij en je team moeiteloos en efficiënt samenwerken, met volledige controle en helder overzicht.
 

Stel je voor dat je een drukke dag hebt als HR-manager bij een groeiend bedrijf. Het verzuimbeheer is altijd een uitdaging geweest, maar sinds je bent overgestapt naar een gebruiksvriendelijk verzuimsysteem, is alles een stuk soepeler geworden.

's Ochtends open je de verzuimapplicatie en zie je meteen een overzicht van de taken die je voor vandaag moet uitvoeren. Het systeem heeft automatisch herinneringen gegenereerd voor opvolggesprekken met werknemers die ziek gemeld zijn. Je merkt dat het bijhouden van follow-ups nu veel makkelijker is geworden. Je hoeft namelijk niet langer handmatig notities te maken en agenda’s door te spitten.

Na het afhandelen van de follow-ups, plan je moeiteloos afspraken in met de arbodienst en bedrijfsarts. De verzuimapplicatie integreert naadloos met je agenda, waardoor je snel beschikbare tijdslots kunt vinden die passen bij de agenda's van alle betrokkenen.

Tijdens de lunch gaat het gesprek niet meer over alle administratieve rompslomp, maar juist over de succes en snelheid die jullie boeken. Iedereen is blij dat ze meer tijd kunnen besteden aan andere zaken.
 

Vlotte samenwerking en informatie-uitwisseling 
Een verzuimapplicatie moet niet alleen intern efficiënt werken, maar ook zorgen voor een vlotte samenwerking en informatie-uitwisseling met externe partijen. Denk aan werkgevers, werknemers, verzekeraars en overheidsinstanties. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het delen van verzuimdossiers, het communiceren van afspraken en het uitwisselen van belangrijke documenten. Een goed verzuimvolgsysteem maakt dit proces eenvoudig en veilig.
 

Voorbeeld: je bent als HR-adviseur verantwoordelijk voor het verzuimbeheer. Een van je werknemers, Sarah, heeft zich ziekgemeld en het is belangrijk om haar verzuimgegevens snel en nauwkeurig te delen met verschillende externe partijen.

Met het oude verzuimvolgsysteem was het een hele klus om alle benodigde informatie samen te stellen en te delen. Je moest handmatig verzuimdossiers en andere documenten doorsturen naar de arbodienst, de verzekeraar en de overheid. Dit nam veel tijd in beslag en je was altijd bezorgd over het risico van het per ongeluk delen van gevoelige informatie.

Maar nu heb je het geluk dat je bedrijf is overgestapt naar een goede verzuimapplicatie die zorgt voor een vlotte samenwerking en informatie-uitwisseling. Wanneer Sarah zich ziekmeldt, voeg je haar gegevens eenvoudig toe aan het systeem. Met slechts een paar klikken kun je de verzuimdossiers delen met de arbodienst, die direct op de hoogte is van de situatie en de nodige stappen kan ondernemen.

Bovendien ontvangt Sarah automatisch een melding via het systeem over haar afspraken met de bedrijfsarts en eventuele andere belangrijke informatie. Hierdoor blijft ze goed geïnformeerd en betrokken bij het verzuimproces.

Ook het uitwisselen van documenten is nu een fluitje van een cent. Wanneer de verzekeraar om aanvullende gegevens vraagt, hoef je niet langer te worstelen met het verzamelen en e-mailen van documenten. Je uploadt ze gewoon naar het verzuimvolgsysteem en de verzekeraar heeft direct toegang tot de benodigde informatie.

Dankzij het nieuwe verzuimvolgsysteem voel je je veel meer in controle over het verzuimproces en verloopt de samenwerking met externe partijen soepeler dan ooit tevoren. Het systeem zorgt ervoor dat alle belangrijke informatie veilig wordt gedeeld en dat je efficiënt kunt samenwerken met anderen, waardoor het verzuimbeheer veel minder stressvol en tijdrovend is.

Integratie met andere systemen 
Een verzuimapplicatie die je kunt integreren met andere systemen, zoals HR-systemen, salarisadministratiesystemen en medische systemen, biedt enorme voordelen. Het stelt je in staat om informatie van diverse bronnen te combineren en te benutten, zonder dat je afhankelijk bent van ontwikkelaars of lange wachtrijen. Zo wissel je eenvoudig en snel informatie uit, wat je tijd en moeite bespaart.
 

Flexibiliteit en compliance 
Elke arbodienst heeft zijn eigen behoeften en moet kunnen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Daarom is het key dat de verzuimsoftware aanpasbare regels en protocollen biedt. Hiermee kun je de software afstemmen op de specifieke behoeften van jouw klanten en tegelijkertijd zorgen dat je altijd compliant bent. Een flexibel systeem zorgt er dus voor dat je snel in kan spelen op de veranderingen in wetgeving en de wensen van je klanten.   

Met een flexibel verzuimmanagementsysteem speel je als arbodienst moeiteloos in op veranderingen in wetgeving en de wensen van je klanten. Stel je bijvoorbeeld voor dat er een nieuwe wet wordt geïntroduceerd die bepaalt dat bepaalde medische gegevens anders moeten worden verwerkt. Met een aanpasbaar systeem wijzig je eenvoudig de nodige regels en protocollen om aan de nieuwe vereisten te voldoen, zonder dat je hele systeem op de schop moet. Dit zorgt ervoor dat je altijd up-to-date blijft. En ook niet onbelangrijk: je klanten kunnen vertrouwen op een arbodienst die compliant is en klaar staat om hen perfect van dienst te zijn.

Privacy en vertrouwelijkheid 
Vertrouwelijkheid en privacy van gegevens zijn van groot belang bij het werken met verzuimgegevens. Een verzuimapplicatie van topklasse waarborgt de privacy van alle gegevens en voldoet aan de geldende privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo ben je er zeker van dat alle vertrouwelijke informatie veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Otherside at Work is ISO 27001:2013 (sinds 2012), SOC 2 en NEN7510 (voorjaar 2023) gekwalificeerd.

Schaalbaarheid en modulariteit 
Een arbodienst kan groeien en veranderen, en een goede verzuimapplicatie groeit daarin mee. Het systeem moet schaalbaar zijn en in staat om te voldoen aan de toenemende gebruikersaantallen. Want steeds investeren in een nieuw systeem is natuurlijk niet gewenst. Daarnaast is het handig als het arbosoftwarepakket modulair is, zodat je extra functionaliteiten kunt toevoegen naarmate je organisatie verder professionaliseert. Denk aan een dossiervoorspeller die de verwachte verzuimduur van je zieke medewerker berekent. Op deze manier pas je het systeem aan de specifieke behoeften van jouw arbodienst, zowel nu als in de toekomst.

Financieel inzicht en integratie 
Een goed verzuimsysteem biedt naast inzicht in het verzuimproces ook een kijkje in de financiële aspecten ervan. Door de arbodienst software te integreren met je financiële processen, heb je altijd een overzicht van de kosten, facturatie en eventuele aanvullende verkoop. Met dit financiële inzicht en een handige integratie van je verzuimsysteem met de financiële processen, is het bijhouden van de cijfers een eitje!

Focus op de kern 
Een verzuimregistratiesysteem van absolute topkwaliteit motiveert en geeft niet alleen energie aan je team, het elimineert ook nog eens die eindeloze herhaling van vervelende administratieve taken. Deze krachtige tool geeft jou en je team de vrijheid om je te concentreren op wat er écht toe doet. In plaats van kostbare tijd te verspillen aan administratieve rompslomp, kan je je energie steken in het creëren van een gezonde en positieve werkomgeving. Bijvoorbeeld door samen te werken aan preventieve gezondheidsprogramma's, het bevorderen van het welzijn van het personeel en het ontwikkelen van strategieën om verzuim te verminderen.

Ervaar de verzuimapplicatie zelf 

Stel: je werkt bij een snelgroeiend bedrijf. Voorheen was het verzuimbeheer een tijdrovende klus, met veel papierwerk en handmatige taken. Maar sinds je de verzuimapplicatie Xpert Suite gebruikt, is alles veranderd.

Je merkt direct dat het systeem zorgt voor een merkbare verlaging van de kosten. Omdat veel taken nu geautomatiseerd zijn, bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld dat voorheen aan administratieve lasten werd besteed. Hierdoor kun je je budget efficiënter gebruiken en eventueel geld vrijmaken voor nieuwe initiatieven en groei.

Door de automatisering van taken hebben jij en je team nu meer tijd om je te concentreren op waar jullie echt goed in zijn: het ondersteunen van werknemers en het creëren van een positieve werkomgeving. Jullie kunnen nu proactiever reageren op verzuim, gezondheidsproblemen aanpakken en preventieve maatregelen nemen om verzuim te laten afnemen. Dit heeft niet alleen een positieve invloed op de gezondheid en tevredenheid van jullie werknemers, maar ook op de prestaties en productiviteit van het hele team.

De verzuimapplicatie fungeert als een echte groeiversneller voor jullie bedrijf. Door de efficiënte processen en betere datatransparantie spelen jullie beter in op de behoeften van klanten en bieden zelfs nieuwe diensten aan die voorheen niet haalbaar waren. Hierdoor versterken jullie je concurrentiepositie en openen jullie de deuren voor nieuwe kansen en samenwerkingen.

En het beste van alles? Jullie ervaren minder stress en frustratie in het dagelijkse werk. Het omslachtige papierwerk en de tijdrovende taken behoren tot het verleden. Dit creëert een positieve werkcultuur waarin jullie je gewaardeerd voelen en beter kunnen focussen op wat er echt toe doet: het welzijn van jullie werknemers en het succes van jullie bedrijf. 
 

Wil jij dit ook? Wacht dan niet langer en grijp nu je kans om een vrijblijvende demo van Xpert Suite te boeken. Onze experts staan klaar om jou persoonlijk te begeleiden en je waardevolle inzichten te bieden die perfect aansluiten op jouw unieke situatie. Met hun expertise en jouw visie neem je een weloverwogen beslissing over welk verzuimsysteem het beste past bij de groei en ontwikkeling van jouw arbodienst.

Kies ook voor gebruiksgemak en overzicht en boek een gratis demo hier.