Hoe kies je de juiste verzuimsoftware?

Denk jij ook wel eens: het registreren en bijhouden van mijn zieke medewerkers kan makkelijker, efficiënter en sneller? Het beschikken over juiste verzuimsoftware is key. Het probleem is alleen dat de kosten van nieuwe software vaak een barrière vormen bij een overstap.

Om deze uitdaging aan te gaan, is een grondige kostenanalyse nodig. Zo krijg je een goed beeld van de kosten bij verschillende verzuimapplicaties komen kijken, en tegelijkertijd zie je de waarde die ze aan jouw bedrijfsprocessen kunnen toevoegen.

In dit artikel bieden we je de nodige begeleiding bij het uitvoeren van een kostenanalyse, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen. We stippen de belangrijkste aspecten waar je rekening mee kan houden aan. Denk aan de prijsstructuur, functionaliteiten, implementatie, heldere koppelingen en integraties in het verzuimregistratiesysteem , onderhoud en support, schaalbaarheid en toekomstige kosten. Door deze factoren in overweging te nemen, maak je de juiste keuze die past bij de behoeften en mogelijkheden van jouw arbodienst.

Daarnaast komt aan bod hoe een goed verzuimsoftwaresysteem niet alleen kostenreductie oplevert, maar ook extra omzet genereert. Het is belangrijk om te begrijpen hoe efficiëntie en kostenbesparingen hand in hand gaan met het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het identificeren van nieuwe kansen. Wie wil dat nu niet?

Kostenanalyse arbosoftware: waar moet je op letten? 

Een goede kostenanalyse begint met het in kaart brengen van alle relevante aspecten van arbodienst software. We zetten een aantal factoren op een rij die een rol spelen:
 

Prijsstructuur 
Bij het beoordelen van de kosten van verzuimsoftware is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de aanschafprijs. Denk ook aan kosten zoals licenties, implementatie, training, onderhoud en eventuele aanvullende modules of functionaliteiten. Stel jezelf de vraag: wat zijn de kosten nu en hoe veranderen deze kosten naarmate je bedrijf groeit? Een duidelijk beeld van de prijsstructuur helpt je bij het maken van een weloverwogen keuze.

Functionaliteiten 
Het is cruciaal om een lijst te maken van de vereiste functies die je nodig hebt in verzuimsoftware . Analyseer welke functionaliteiten essentieel zijn voor je bedrijfsprocessen en bepaal welke kostenbesparingen deze functies kunnen opleveren. Denk hierbij aan zaken zoals verzuimregistratie, het genereren van rapporten, integratie met andere systemen en communicatie met medewerkers en zorgverleners. Op deze manier houdt je rekening met de waarde die de arbosoftware aan je bedrijf toevoegt.

Implementatie en integratie 
Naast de aanschafkosten is het belangrijk om rekening te houden met de kosten en inspanningen voor implementatie, configuratie, gegevensmigratie en integratie met bestaande systemen. Vraag jezelf af of er extra kosten verbonden zijn aan deze stappen en of je externe ondersteuning of IT-resources nodig hebt. Een grondige kostenanalyse omvat ook de mogelijke kosten en inspanningen die nodig zijn tijdens de implementatiefase.

Onderhoud en support 
Eenmaal geïmplementeerd, vereist verzuimsoftware regelmatig onderhoud en support. Denk hierbij aan software-updates, technische ondersteuning en training voor medewerkers. Het is belangrijk om te begrijpen welke ondersteuning nodig is na de implementatie en welke kosten hiermee gepaard gaan. Zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van de beschikbare ondersteuningsopties en of deze kosten in de prijs van de verzuimapplicatie zijn inbegrepen.

Schaalbaarheid en toekomstige kosten 
Een ander onderdeel wat meeweegt in de beslissing, is de schaalbaarheid van de verzuimsoftware . Denk vooruit en overweeg hoe de software zal meegroeien met je arbodienst als je bedrijf groeit. Zijn er extra kosten verbonden aan het toevoegen van gebruikers, vestigingen of functionaliteiten? Op deze manier houd je ook rekening met de groei van je bedrijf en de eventuele kosten die bij deze ontwikkeling komen kijken. 

Kostenreductie en extra omzet genereren 
Optimaliseer niet alleen je verzuimprocessen, maar laat je verzuimsoftwaresysteem ook dienen als een bron van extra omzet. Met krachtige analysemogelijkheden, trendidentificatie en de verkoop van aanvullende producten en diensten, zoals interventies, liggen er nieuwe kansen voor het grijpen. Vergeet niet om deze kostenbesparingen en potentiële omzetverhoging op te nemen in je kostenanalyse. Zo haal je het maximale uit je investering!

Een gedegen kostenanalyse voor een schaalbaar bedrijf 

Een grondige kostenanalyse is essentieel bij het kiezen van nieuwe verzuimsoftware. Het stelt je in staat om de investering op het juiste moment te doen, zodat je de benodigde versnelling realiseert. Het uitstellen van je keuze en blijven werken met een goedkoop, maar beperkt systeem kan uiteindelijk een kostbare beslissing zijn. 

Neem contact op met Otherside at Work om eens te sparren over hoe de opbrengsten van state-of-the-art verzuimsoftware, zoals dat van Xpert Suite, in verhouding staan tot de kosten. Een goed gesprek kan je helpen om de juiste keuze te maken en de vruchten te plukken van efficiënte verzuimprocessen en kostenbesparingen.

FAQ's over onze verzuimsoftware Xpert Suite

1. Hoe kan verzuimsoftware kostenbesparingen opleveren voor mijn arbodienst?
Verzuimsoftware kan kosten besparen door het automatiseren van administratieve taken, het verminderen van papierwerk, het voorkomen van dubbele gegevensinvoer en het identificeren van inefficiënte processen. Hierdoor kunnen medewerkers zich richten op waardevollere taken en minimaliseer je fouten en vertragingen.

2. Waar moet ik op letten bij het kiezen van verzuimsoftware? 
Bij het kiezen van verzuimsoftware moet je letten op factoren zoals functionaliteiten die aansluiten bij jouw specifieke behoeften, gebruiksgemak, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden met bestaande systemen, ondersteuning en training, en de reputatie en betrouwbaarheid van de leverancier.

3. Wat zijn de belangrijkste kostenaspecten waar ik op moet letten bij het kiezen van verzuimsoftware?
Belangrijke kostenaspecten zijn onder andere de prijsstructuur, implementatiekosten, training, onderhoud en support, en toekomstige kosten voor schaalbaarheid.

4. Hoe kan ik de kosten van verzuimsoftware analyseren en vergelijken? 
Om de kosten van verzuimsoftware te analyseren en vergelijken, moet je letten op verschillende aspecten, waaronder licentiekosten, implementatiekosten, training en ondersteuning, eventuele extra modules of functionaliteiten, en mogelijke toekomstige kosten bij groei van je bedrijf.

5. Hoe kan ik de juiste functionaliteiten bepalen voor mijn arbodienst? 
Om de juiste functionaliteiten te bepalen, moet je een duidelijk beeld hebben van jouw verzuimprocessen en welke uitdagingen je in de toekomst wilt aanpakken. Maak een lijst van de vereiste functies, zoals verzuimregistratie, casemanagement, rapportage, integratie met andere systemen, en kijk of de software deze biedt. Hulp nodig? Bij Otherside at Work denken we graag met je mee onder het genot van een kop koffie.

6. Hoe belangrijk is integratie van verzuimsoftware met andere systemen binnen mijn arbodienst? Integratie van verzuimsoftware met andere systemen is essentieel voor een soepele gegevensstroom en een efficiënte samenwerking tussen verschillende afdelingen. Het minimaliseert handmatige invoer en zorgt voor consistente en actuele gegevens in alle systemen.

7. Kan verzuimsoftware meegroeien met mijn arbodienst als mijn bedrijf groeit?
Ja, schaalbaarheid is een belangrijke factor bij het kiezen van verzuimsoftware. Het is belangrijk om te weten of de software kan meegroeien met jouw arbodienst naarmate je bedrijf groeit. Denk hierbij aan het toevoegen van gebruikers, vestigingen of functionaliteiten. Zorg ervoor dat de software flexibel genoeg is om aan de veranderende behoeften van jouw organisatie te voldoen.

8. Kan verzuimsoftware ook extra omzet genereren voor mijn arbodienst? 
Ja, verzuimsoftware kan niet alleen kostenbesparingen opleveren, maar ook extra omzet genereren. Door efficiënter verzuimbeheer en snellere re-integratieprocessen trek je bijvoorbeeld nieuwe klanten aan of behoud je bestaande klanten. Daarnaast kan geavanceerde rapportage en analyse inzichten bieden die leiden tot verbeterde dienstverlening en groeikansen.

9. Hoe kan Otherside me helpen bij het kiezen van de juiste verzuimsoftware?
Otherside is gespecialiseerd in het bieden van advies en softwareoplossingen op het gebied van verzuimmanagement. Wij kunnen jou helpen bij het selectieproces door een grondige analyse van jouw behoeften, het opstellen van een duidelijk eisenpakket, het beoordelen van verschillende softwareopties en het bieden van aanbevelingen op maat.

10. Hoe kan ik contact opnemen met Otherside om te bespreken hoe de opbrengsten van verzuimsoftware zich verhouden tot de kosten?
Je kunt contact opnemen met Otherside om te sparren over de opbrengsten en kosten van state-of-the-art verzuimsoftware. Een goed gesprek kan je helpen de juiste keuze te maken en de voordelen van efficiënte verzuimprocessen en kostenbesparingen te benutten.