Betere samenwerking bedrijfsarts en casemanager

De markt voor arbodienstverlening is super dynamisch. Zeker na de invoering van de Wet verbetering Poortwachter in 2002 zie je heel veel beweging in deze markt. De Wet verbetering Poortwachter zorgde voor het ontstaan van een nieuwe beroepsgroep: de casemanagers. Deze groep heeft zich geprofessionaliseerd en groeit gestaag. Casemanagers zie je zowel bij werkgevers als arbodiensten, verzekeraars en intermediairs.

De samenwerking tussen casemanagers en bedrijfsartsen verloopt niet altijd even soepel. In deze blog geven we tips om de samenwerking tussen bedrijfsartsen en casemanager te optimaliseren. We kijken specifiek naar de samenwerking van bedrijfsartsen en casemanagers binnen arbodiensten. En om het nog specifieker te maken, naar de samenwerking binnen taakdelegatie.

De grote uitdaging

Al jaren is er een groot tekort aan bedrijfsartsen. Steeds meer bedrijfsartsen bereiken de pensioenleeftijd, terwijl er onvoldoende nieuwe bedrijfsartsen worden opgeleid. Door aangescherpte privacyregels en veranderingen in de arbowet is er daarnaast juist meer behoefte aan de inzet van bedrijfsartsen. Je begrijpt al dat dit schuurt en dat er hierdoor druk op de dienstverlening ontstaat; werknemers en werkgevers kunnen daardoor niet optimaal worden begeleid.

Gelukkig bestaat er een oplossing. Steeds meer arbodiensten kiezen voor taakdelegatie; de bedrijfsarts delegeert daarbij een deel van zijn taken aan casemanagers of andere professionals. Voor het gemak gebruiken we in deze blog alleen de term casemanager.

Voor taakdelegatie bestaan hele strikte regels, maar er is gelukkig ook ruimte om daar als arbodienst een eigen invulling aan te geven. We kijken even naar de basis:

• De bedrijfsarts delegeert een deel van zijn taken; hij behoudt daarbij de eindverantwoordelijkheid voor de totale sociaal-medische begeleiding en advisering.
• De casemanager is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de gedelegeerde taken.

De kwaliteit hoog houden met automatisering

Ook binnen jouw organisatie ontkom je niet aan deze uitdaging. Misschien heb je al voor taakdelegatie gekozen of zit je daarover te denken. Maar hoe behoud je daarbij de juiste klantbeleving van werknemers en werkgevers? En hoe houd je de kwaliteit van de dienstverlening hoog en zorg je voor goede resultaten?

Meer dan ooit is communicatie de sleutelfactor. Niet alleen tussen jouw bedrijfsartsen en de casemanagers in taakdelegatie, maar ook naar je klanten. Daarnaast zijn er bij taakdelegatie een aantal randvoorwaarden die je heel goed moet borgen.

Hier komt automatisering om de hoek kijken. Eigenlijk kan je niet zonder! Wanneer je met één systeem alle processen ondersteunt, verbeter je:

• niet alleen de samenwerking tussen bedrijfsartsen en casemanagers,
• maar ook de communicatie met werknemers en werkgevers
• en zorg je er daarnaast voor dat bedrijfsartsen en casemanagers meer tijd overhouden voor hun kerntaken

Tips om de samenwerking te verbeteren

Je vraagt je nu waarschijnlijk af hoe je met automatisering de samenwerking tussen bedrijfsartsen en casemanagers in taakdelegatie dan precies verbetert. Hieronder lees je 5 tips waarmee je direct aan de slag kunt gaan.

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Tip 1: Het medisch dossier als basis voor de samenwerking

Bedrijfsartsen en casemanagers in taakdelegatie moeten precies weten wat er speelt. Klachten, beperkingen, behandeling, privéfactoren, afspraken en omstandigheden op het werk. Er zijn zoveel factoren die van invloed zijn op de re-integratie en die de bedrijfsarts met zijn team van casemanagers nodig hebben om vervolgstappen te bepalen. Inzicht is het sleutelwoord als het gaat om samenwerken. Maar wetgeving rond privacy stelt grenzen aan dit inzicht.

De bedrijfsarts moet alle informatie kunnen toetsen die zijn casemanagers voor hem verzamelen. Een groot deel van die informatie mag niet met de werkgever worden gedeeld en moet beveiligd in het medisch dossier komen te staan. De casemanager in taakdelegatie mag op zijn beurt niet alles zien dat er in de het medisch dossier staat. Wel de informatie die hij zelf heeft verzameld, maar bijvoorbeeld niet de aantekeningen van de bedrijfsarts. Dit stelt extra eisen aan de opbouw van en toegang tot het medisch dossier.

Met een goede indeling van het medisch dossier leg je een stevige basis voor de samenwerking. En zorg je ervoor dat er geen stappen in de begeleiding  worden gemist. Hoe doe je dit? Door de artsen en casemanagers op een makkelijke manier te laten rapporteren. Waar moet je op letten:

• is alle informatie eenvoudig terug te vinden,
• kun je een onderscheid maken wie welke informatie mag zien
• kan je vanuit de inhoud makkelijk vervolgactiviteiten aanmaken

Tip 2: Flexibel software inrichten

Zoals eerder aangegeven moet taakdelegatie aan veel voorwaarden voldoen. Maar binnen deze voorwaarden is er ruimte om dit op een eigen manier in te richten. De Werkwijzer Taakdelegatie geeft aanwijzingen hoe je als bedrijfsarts (of andere belanghebbende) kunt toetsen of taakdelegatie zorgvuldig is ingericht. Er staat gelukkig geen formule in die op alle situaties van toepassing is. Zoveel arbodiensten, zoveel smaken. Er is meer dan voldoende ruimte om je te onderscheiden.

Het is dan ook belangrijk dat je de software die je gebruikt naar eigen wens kunt inrichten. Voldoet de huidige software daar niet aan? Zoek dan naar een systeem dat wel aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. Kijk naar een oplossing, die de samenwerking tussen de bedrijfsarts en casemanagers optimaal faciliteert.

Het uiteindelijke doel van automatisering is zorgen voor optimale procesondersteuning. We geven je een paar punten mee, die een must zijn wanneer je nadenkt over de aanschaf of het vervangen van software voor arbodienstverleners:

• Het kunnen inrichten van protocollen en andere documenten.
• Het verdelen van taken. Dit geeft duidelijkheid en bevordert de samenwerking tussen de bedrijfsartsen en casemanagers
• Autorisaties toekennen. Een bedrijfsarts heeft andere autorisaties dan een casemanager.
• Inrichting volgens eigen huisstijl. 

Tip 3: Borging vraagt om standaardisering

Eén van de randvoorwaarden voor taakdelegatie is geprotocolleerd werken. Daarbij kun je zowel aan processtappen, als aan de inhoud denken. Processtappen en het moment waarop deze plaats moeten vinden kun je vastleggen in protocollen. Denk aan verschillende contactmomenten en spreekuren en wanneer je dit plaats wilt laten vinden.

De inhoud is echter minstens even belangrijk. De bedrijfsarts is deels afhankelijk van informatie die casemanagers in opdracht verzamelen. Hij moet daarom aanwijzingen kunnen geven en er vervolgens vanuit kunnen gaan dat de benodigde informatie gestandaardiseerd wordt verzameld. Automatisering kan je helpen om daar invulling aan te geven. De vorm staat vrij; je kunt werken met gespreksprotocollen, vragenlijsten of triages gebaseerd op beslisregels.

Tip 4: Veilige verwerking van informatie

Als bedrijfsartsen en casemanagers op basis van taakdelegatie gaan samenwerken dan speelt zorgvuldigheid en borging van privacy een nog grotere rol. Vaak wordt aangeven dat de casemanager dan onderdeel wordt van het medisch team. In opdracht en onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts gaat de casemanager medische en andere vertrouwelijke gegevens verwerken. Al deze informatie moet automatisch in het medisch dossier worden opgeslagen. Maar ook de informatie die met een leidinggevende of de werkgever mag worden gedeeld blijft vertrouwelijk. Deze informatie moet daarom ook beveiligd worden uitgewisseld. Menselijke fouten moeten zoveel mogelijk worden voorkomen; je moet er niet aan denken dat dergelijke informatie naar de werkgever zou lekken. Een datalek is niet alleen schadelijk voor het vertrouwen van een werknemer, maar ook enorm schadelijk voor de reputatie van je arbodienst. Veilig communiceren stelt dus extra eisen aan je software.

Tip 5: Regelmatig en flexibel afstemmen

Onze laatste tip is om regelmatig af te stemmen. De bedrijfsarts draagt de eindverantwoordelijkheid voor de sociaal-medische begeleiding van verzuim. Hij moet bij wijze van spreken ‘de vinger aan de pols houden’. Bij taakdelegatie doet hij dat deels zelf en deels via informatie die de casemanager voor hem verzamelt. Voor de afstemming tussen bedrijfsarts en de casemanager in taakdelegatie kunnen verschillende vormen worden gebruikt. Niet alle arbodiensten werken op dezelfde manier. Werken beiden op dezelfde locatie dan kan er gemakkelijk overleg worden ingepland. Vaak is dat niet het geval. Hoe kunnen bedrijfsarts en casemanager afstemmen:

• Casemanager maakt een rapportage van een spreekuur of contactmoment en zet dat klaar in het medisch dossier voor toetsing door de bedrijfsarts
• Casemanager bereidt documenten voor en zet deze klaar voor de bedrijfsarts
• Bedrijfsarts beoordeelt documenten, kan deze bewerken en vervolgens vrijgeven
• Afhandeling of te bespreken dossiers kunnen aan activiteiten voor de bedrijfsarts of de casemanager worden verbonden; zo zorg je ervoor dat er geen dossiers uit het oog verdwijnen

• Informatie uit verslagen en documenten kunnen door de bedrijfsarts worden gebruikt voor coaching of als basis voor intervisie; samen leren is één van de leuke punten van samenwerking.

Op deze manier kun je er voor zorgen dat dat er geen vragen blijven liggen en dossiers de aandacht krijgen die ze verdienen. Tot slot is het belangrijk de samenwerking periodiek te evalueren Wat gaat goed? Wat kan beter en makkelijker? Hoe kunnen we het verbeteren? En hoe kunnen we dat door middel van de automatisering faciliteren?

Zoals hierboven is geschetst kun je met automatisering een soepele samenwerking creëren tussen de bedrijfsartsen en casemanagers. Met heldere kaders en goede borging hou je de kwaliteit hoog en zorg je voor tevreden klanten. Omdat elke arbodienst zijn eigen kleuring heeft, is het belangrijk dat jouw software voldoende rekening houdt met je eigen specifieke wensen. Bedenk dus goed wat voor jou belangrijk is; mogelijk kunnen deze tips je daarmee helpen.

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?