De potentie van gerichte vragenlijsten

In de moderne bedrijfsgezondheidszorg is het begeleiden van verzuim niet meer louter een reactief proces. De schaarste op de arbeidsmarkt neemt toe en arbodiensten ontwikkelen zich. Hierdoor neemt de druk op zowel werkgevers als medewerkers om snel en effectief om te gaan met verzuim toe. Snel en adequaat handelen zijn dan essentieel. 

In die context kunnen gerichte vragenlijsten enorm bijdragen aan het adequaat begeleiden van een verzuimende medewerker. Met name wanneer deze worden gebruikt te ondersteuning van gesprekken en interventies. Het geeft bijvoorbeeld tijdens spreekuren veel meer focus, zowel voor de bedrijfsarts als voor de medewerker. Hierdoor kunnen verzuimtrajecten efficiënter en effectiever worden begeleid. In dit artikel gaan we in op de kansen van gerichte vragenlijsten tijdens het begeleiden van verzuim. Hoe deze niet alleen het werk van bedrijfsartsen kunnen verlichten, maar ook de kwaliteit van de zorg kunnen verhogen.

Huidige werkwijze van bedrijfsartsen

Hoe werkt de bedrijfsarts nu? Over het algemeen begint een bedrijfsarts de dag met het openen van hun agenda en het doornemen van de afspraken die gepland staan. De informatie die zij voorafgaand aan een gesprek hebben, varieert sterk. Soms is er al veel bekend over de medewerker en is duidelijk wat er tijdens het spreekuur besproken moet worden. Vaak is de informatie echter beperkt. Dan weet de bedrijfsarts enkel dat hij ‘beperkingen gaat bespreken’ of ‘advies moet geven over het vervolgtraject’. Hierdoor is de arts zelf veel tijd kwijt aan het boven water krijgen van relevante informatie om een weloverwogen advies te kunnen geven. Deze gesprekken zijn vaak niet zo efficiënt. 

Dankzij aantekeningen en gesprekverslagen die artsen maken tijdens gesprekken, nemen artsen belangrijke informatie mee naar (vervolg)gesprekken verder in een traject. Echter merken zij dat er vaak belangrijke actuele informatie mist, waardoor de arts tijdens het gesprek pas kan schakelen. 

“Mijn impact wordt kleiner, als mijn eigen dossier de enige informatie is voor een spreekuur, en er niet of nauwelijks actuele input van de medewerker of werkgever is. Naar mijn idee kunnen deze gesprekken veel effectiever. Door actief, vooraf informatie te verzamelen” – Mark Droogers, bedrijfsarts.

Efficiëntere gesprekken: het potentieel van gerichte vragenlijsten

Gerichte vragenlijsten kunnen een belangrijke rol spelen in de verbetering van deze gesprekken. Door voorafgaand aan een spreekuur specifieke informatie op te vragen bij zowel de medewerker als de werkgever, kan een arts veel doelgerichter te werk gaan. Zo kan de medewerker gevraagd worden om drie hoofdpunten te benoemen die hij of zij in het gesprek wil bespreken, of om een korte beschrijving te geven van hoe het gaat. Dit helpt niet alleen om meer focus te hebben tijdens het gesprek, maar ook om de medewerker actief te betrekken bij het verzuimtraject.

Van de werkgever kan, afhankelijk van de situatie, specifieke informatie worden opgevraagd zoals een functiebeschrijving of factoren die van invloed zijn op het herstel. Hierdoor ontstaat er een duidelijker beeld van de situatie waarin de medewerker zich bevindt. Bijvoorbeeld in welke context de medewerker werkt.

Door voorafgaand aan een gesprek meer informatie te verzamelen over de actuele situatie van de verzuimende medewerker, kan het gesprek zelf veel efficiënter zijn. Dit kan leiden tot een beter advies dat ook daadwerkelijk werkt voor de medewerker. Met als het gevolg dat hij sneller terugkeert op de werkvloer. Dit is beter voor de medewerker en werkgever en verhoogt ook de kwaliteit van jouw dienstverlening arbodienst.
 

Tijdwinst en structuur

Een belangrijke overweging bij het gebruik van vragenlijsten is de tijdsinvestering. Bedrijfsartsen werken vaak met een strak schema en hebben weinig ruimte om vooraf uitgebreid dossiers door te nemen. Een goed ontworpen vragenlijst kan echter gestructureerde en beknopte informatie bieden, die de arts snel kan doornemen. Dit vraagt wel om een zorgvuldige balans: de vragenlijst moet voldoende diepgang hebben om relevante informatie op te leveren, maar mag niet zo uitgebreid zijn dat het invullen ervan te veel tijd kost voor de medewerker of werkgever.

De timing van de vragenlijsten speelt hierin ook een rol. Het is belangrijk dat de vragen tijdig worden ingediend - bijvoorbeeld 24 uur voor het spreekuur - zodat de arts de informatie tijdig kan verwerken. Hierdoor gaat dit niet ten koste van de tijd die beschikbaar is voor de daadwerkelijke gesprekken.

Evaluatie en follow-up

Een ander aspect waarin vragenlijsten van toegevoegde waarde kunnen zijn, is de evaluatie na een gesprek. Vaak is er na een kort gesprek onvoldoende tijd om uitgebreid stil te staan bij de vraag of alle zaken naar tevredenheid zijn besproken. Een korte evaluatievragenlijst kan helpen om te bepalen of er verdere actie nodig is. Bijvoorbeeld, als een medewerker aangeeft dat het gesprek niet voldoende duidelijkheid bood, kan er sneller een vervolgafspraak worden ingepland, waardoor het risico op langdurige stagnatie in het herstelproces wordt verminderd.

Deze evaluaties kunnen ook helpen om zowel de werknemer als de werkgever meer regie te geven over het verzuimtraject. Door hen te activeren met gerichte vragen, worden zij gestimuleerd om na te denken over de voortgang en de acties die nodig zijn om het herstel te bevorderen. Dit leidt tot een proactievere houding, wat enorm kan bijdragen aan een sneller herstel en een effectievere terugkeer naar het werk.

Voordelen op lange termijn

Een belangrijke les uit de praktijk is dat gestructureerde informatieverzameling ook voordelen biedt op de lange termijn. Wanneer informatie in standaardformaten wordt verzameld, kan deze geaggregeerd worden, wat waardevolle inzichten kan opleveren over bredere trends binnen een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld helpen om vroegtijdig knelpunten te signaleren en om gericht beleid te ontwikkelen dat de gezondheid en productiviteit van medewerkers ondersteunt.

Drempels voor arbodiensten

Maar waarom zijn er nog zoveel arbodiensten en bedrijfsartsen die nog niet of nauwelijks gebruikmaken van gerichte vragenlijsten rondom spreekuren? In Nederland zijn er al wel arbodiensten en bedrijfsartsen die werken met vragenlijsten voorafgaand aan spreekuren. Deze vragenlijsten worden soms door een taakgedelegeerde met de medewerker doorgenomen, wat een meer gestructureerd beeld oplevert voor de bedrijfsarts. De aanpak van het verzamelen van extra informatie rondom een spreekuur is dus niet nieuw.  

Toch is het voor veel arbodiensten nog te lastig om dit goed te implementeren in hun dienstverlening. Met name doordat er nog veel winst te behalen in het optimaliseren van het proces rondom gerichte vragenlijsten. Arbodiensten hebben het óf simpelweg nog niet geïmplementeerd in hun proces, óf de systemen die zij gebruiken hebben niet de mogelijkheid om simpel een vragenlijst te sturen. Er zijn allerlei tools van derden te vinden waarmee vragenlijsten kunnen worden gemaakt en met een simpele link worden verstuurd, maar hierbij ontbreekt de koppeling met het (medisch) dossier van de medewerker.

Het efficiënt gebruiken van gerichte vragenlijsten heeft dus wel als voorwaarde dat het goed te integreren is met het systeem waar ook je bedrijfsartsen in werken.

Conclusie

Gerichte vragenlijsten bieden een krachtige tool om de gehele begeleiding van verzuim te verbeteren. Door proactief informatie te verzamelen, kunnen bedrijfsartsen gesprekken beter voorbereiden, meer focus aanbrengen en effectiever adviseren. Deze aanpak vereist wel een zorgvuldige balans tussen diepgang en efficiëntie, maar biedt de potentie om het verzuimtraject zowel voor de werknemer als de werkgever soepeler en effectiever te laten verlopen. Met de opkomst van event-based begeleiding liggen er bovendien kansen om bedrijfsgezondheidszorg flexibeler te maken en beter af te stemmen op de individuele behoeften.

Gerichte vragenlijsten vanuit je verzuimsysteem: XS Forms

Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd met bedrijfsartsen en werkgevers hebben wij onze eigen vragenlijstmodule vernieuwd. Hierin hebben we het proces van opstellen, versturen, invullen, bekijken en opvolgen van vragenlijsten zo efficiënt mogelijk gemaakt. Eén van de belangrijkste functionaliteiten is dat er triggers en taken kunnen worden ingesteld op basis van specifieke antwoorden, zodat je direct kunt anticiperen als er actie nodig is. En alles is volledig zelf te beheren, waardoor je alle vrijheid hebt in welke vragen je wanneer wilt stellen. Zo kun je je arbodienstverlening verrijken met alle informatie die je nodig hebt om de medewerker beter te kunnen begeleiden.

Meer weten over XS Forms? Hier vind je alle informatie