Slim gebruik-maken van vragenlijsten: 6 mogelijke toepassingen

Het welzijn van medewerkers is cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Het inzetten van vragenlijsten kan een krachtige tool zijn om belangrijke informatie te verzamelen en inzicht te krijgen in de gezondheid en tevredenheid van medewerkers. Dit is waardevol bij ziekteverzuim, maar biedt misschien nog wel meer potentie aan de preventieve kant, met de wetenschap dat ongeveer 70% van verzuim niet-medisch is.  

In onderstaande afbeelding zie je voorbeelden van mogelijke toepassingen van XS Forms. 
 

Hieronder beschrijven we 6 voorbeelden van hoe vragenlijsten effectief kunnen worden gebruikt om het welzijn van medewerkers te verbeteren en verzuim te verminderen.

Voorbeeld 1: Triage bij aanvang verzuim

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt, kan een eerste stap binnen het verzuimtraject het verzenden van een korte triage-vragenlijst zijn. Deze vragenlijst kan naar de medewerker en/of leidinggevende worden gestuurd. De inhoud kan beperkt blijven tot de vijf vragen die een leidinggevende mag stellen. Alternatief kan de vragenlijst uitgebreider zijn als de antwoorden alleen inzichtelijk zijn voor zorgprofessionals zoals casemanagers, taakgedelegeerden of bedrijfsartsen.

Het doel van deze vragenlijst is om vroegtijdig mogelijke risicogevallen voor langdurig verzuim te identificeren. Dit kan helpen om snel en adequaat in te grijpen, waardoor langdurig verzuim voorkomen kan worden. Dit proces kan ook toegepast worden voorafgaand aan een keuring of Periodiek Medisch Onderzoek (PMO).

Voorbeeld 2: Uitvraag voorafgaande aan een taak of spreekuur

Voorafgaand aan een afspraak met een medewerker kan een vragenlijst worden uitgezet om relevante informatie te verzamelen bij de medewerker of leidinggevende. Dit kan bijvoorbeeld ter voorbereiding zijn op een eerste gesprek met de bedrijfsarts over de probleemanalyse, of voor het opstellen van een plan van aanpak of de periodieke evaluatie.

Een vergelijkbare toepassing is het gebruik van een vragenlijst voorafgaand aan een keuring of PMO. Door vooraf al belangrijke informatie te verzamelen, kan de afspraak efficiënter en effectiever verlopen. Een voorbeeld van een standaard vragenlijst die hierbij mogelijk relevant is, is de DGSES-vragenlijst (Dutch General Self-Efficacy Scale), die meet hoe iemand in het algemeen omgaat met stressoren/moeilijke situaties in het leven en hoeveel grip iemand erop ervaart. 

Voorbeeld 3: Evaluatief

Een andere toepassing van vragenlijsten is om deze in te zetten na afronding van een activiteit, zoals een spreekuur met de casemanager of bedrijfsarts. Direct na afronding van de betreffende activiteit kan er een vragenlijst naar de werknemer worden verzonden om de activiteit en/of professional te evalueren.

Dit biedt waardevolle feedback die kan helpen bij het verbeteren van toekomstige dienstverlening en het optimaliseren van de ondersteuning van medewerkers. Een vergelijkbare toepassing is de opvolging van gemaakte afspraken, waarbij ook kan worden nagegaan in hoeverre afspraken zijn nagekomen en effectief zijn geweest.

Voorbeeld 4: Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E)

Vragenlijsten kunnen ook ingezet worden binnen het kader van de Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E). Door periodiek vragenlijsten uit te sturen, kunnen potentiële risico's en knelpunten binnen de organisatie tijdig worden gesignaleerd. Dit helpt bij het opstellen van een actueel en volledig beeld van de arbeidsomstandigheden en draagt bij aan een veilige en gezonde werkomgeving.

Vragenlijsten kunnen medewerkers stimuleren om actief na te denken over hun werkomstandigheden en eventuele verbeterpunten aan te dragen. Dit draagt bij aan een cultuur van voortdurende verbetering en betrokkenheid bij het welzijn op de werkvloer.

Voorbeeld 5: Preventief (Amplitie)

Naast het adresseren van problemen is het ook belangrijk om preventieve maatregelen te nemen. Een positieve benadering hiervan, is bekend onder de term ‘amplitie’ – het versterken van positieve aspecten in het werk en welzijn van medewerkers. Vragenlijsten kunnen hierbij een rol spelen door medewerkers te bevragen over hun tevredenheid, motivatie, en persoonlijke ontwikkelingswensen.

Door regelmatig de vinger aan de pols te houden met behulp van vragenlijsten, kunnen werkgevers proactief inspelen op de behoeften en wensen van hun medewerkers. Je kunt je voorstellen dat dit potentieel kan zorgen voor een (veel) hogere medewerkerstevredenheid, een hogere productiviteit en (een stuk) minder verzuim.

Voorbeeld 6: CARE-propositie

De CARE propositie van Otherside at Work is een methode waarbij herhaaldelijk (niet-medische) werk-gerelateerde factoren worden uitgevraagd die bijdragen aan langdurig verzuim of een succesvolle re-integratie in de weg staan. Een standaard vragenlijst wordt hierbij herhaaldelijk ingezet gedurende het verzuimtraject. Deze vragenlijst kan naar zowel de medewerker als de leidinggevende worden gestuurd om nieuwe of bestaande limiterende factoren inzichtelijk te maken.

Op basis van de antwoorden wordt volgens het "stepped & matched care" gedachtegoed de juiste opvolging afgeleid en geïnitieerd, altijd onder regie van de verantwoordelijke professionals. Momenten om deze vragenlijst in te zetten zijn bijvoorbeeld bij aanvang verzuim, ter voorbereiding op een afspraak met een casemanager of bedrijfsarts, of tijd-gebaseerd, zoals bij 26 weken langdurig verzuim.

Krachtig hulpmiddel

Het inzetten van vragenlijsten op verschillende (slimme) momenten, betekent niet alleen dat je veel meer informatie verzamelt dan je anders wellicht zou doen, je maakt het je werknemers veel makkelijker om essentiële informatie te delen. Het biedt zowel werkgevers en arbodiensten een laagdrempelige en effectieve manier om inzicht te krijgen in het welzijn van medewerkers. Door deze instrumenten strategisch in te zetten, kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden gesignaleerd en aangepakt. 

Of het nu gaat om triage bij aanvang van verzuim, voorbereiding op belangrijke gesprekken, evaluatie van dienstverlening, risicobeoordeling, of preventieve en versterkende maatregelen – vragenlijsten vormen een krachtig hulpmiddel voor het bevorderen van een gezonde en productieve werkomgeving. Zeker, wanneer die vragenlijsten zo bondig en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.

Het implementeren van deze benadering vraagt om een gedegen planning en samenwerking tussen verschillende betrokkenen binnen jouw organisatie of arbodienst. Maar de beloning is groot: een gezondere, gelukkigere en meer betrokken workforce. Inspiratie en zorg voor medewerkers zijn de sleutels tot succes, en het gebruik van vragenlijsten kan hierin een cruciale rol spelen.

Wil je aan de slag met bovenstaande voorbeelden?

Wij hebben de vragenlijstfunctionaliteit (XS Forms) in Xpert Suite vernieuwd, waardoor vragenlijsten volledig zelf te beheren zijn en taken en triggers kunnen worden toegepast op basis van specifieke, individuele antwoorden en score(groeperingen). Daarnaast draagt de hoge gebruiksvriendelijkheid enorm bij aan o.a. de medewerkerparticipatie.

Ook richten we XS Forms zo in dat medische informatie altijd alleen maar terecht kan komen bij medisch bevoegde personen. Zo optimaliseer je de inzetbaarheid/begeleiding van je medewerkers, pro-actief en veilig.

Meer informatie over XS Forms