Verzuimsoftware in je organisatie

Veel organisaties vragen zich af wat een softwarepakket ze nou daadwerkelijk kan opleveren. Zeker als het gaat om ziekteverzuim. Zo’n pakket kost vaak veel geld terwijl de geldkraan naar het UWV niet direct kan worden dichtgedraaid. Natuurlijk bespaart goede verzuimregistratie onnodige kosten en geeft het waardevolle informatie voor je medisch dossier. Maar verder? Wij zetten de belangrijkste voordelen van een verzuimsysteem op een rij. 

Verzuimsystemen in de vorm van software bestaan al een tijdje. Ze helpen je organisatie om verzuimgegevens onder medewerkers te registreren en om te voldoen aan de verplichtingen die de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) voorschrijft. Er zijn tegenwoordig veel meer dingen waar je als werkgever rekening mee moet en kunt houden om je personeel zo efficiënt mogelijk in te kunnen zetten. 

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Geen registratie, maar begeleiding

Als het gaat om verzuim in Nederland, hebben werkgevers een begeleidende rol. Met de komst van de WVP zijn werkgevers bij langdurig verzuim de eerste twee jaar verantwoordelijk voor re-integratie binnen of buiten de eigen organisatie. Vaak is het zo dat hoe langer het traject duurt, hoe meer kosten er zijn. Als werkgever heb je dus baat bij adequate begeleiding van je verzuimende medewerker.

Om een (langdurig) verzuimende medewerker goed te begeleiden, zijn een bedrijfsarts en casemanager (of leidinggevende) onmisbaar. Zij kunnen vaststellen wat er moet gebeuren om de werknemer zo snel mogelijk terug te laten keren op de werkvloer. Om dit ook te kunnen realiseren, is het belangrijk dat de betrokkenen rondom de verzuimende medewerker vastleggen welke activiteiten er plaatsvinden en dat zij onderling goed communiceren. Dit alles moet vervolgens binnen de kaders van de WVP en volgens de richtlijnen van de AVG.

En dat is exact waar een verzuimsysteem in de basis voor is bedoeld. Het brengt je verzuimende medewerker zo snel mogelijk terug op je werkvloer en geeft je zekerheid dat je voldoet aan alle verplichtingen.

Het sociale zekerheidsstelsel

Naast WVP kennen we in Nederland een sociale zekerheidsstelsel. Dit stelsel zorgt ervoor dat werknemers beschermd zijn tegen financiële problemen in geval van ziekte, arbeidsongeschiktheid of werkloosheid. Als werkgever ben je dan ook verplicht om werknemersverzekeringen af te sluiten. Je betaalt dan periodiek premies, zodat jouw zieke medewerker een uitkering ontvangt wanneer hij of zij dit nodig heeft.

Als werkgever kun je verschillende dingen doen om de kosten zo laag mogelijk te houden. Je kunt bijvoorbeeld Eigenrisicodrager worden, waardoor je een lagere premie betaalt en zelf de kosten van een WGA- of ZW-uitkering voor je rekening neemt. Daarnaast kom je in aanmerking voor een no-riskpolis en Loonkostenvoordeel (LKV) als je werknemers in dienst neemt die vaak lastig aan het werk komen. Naast de wettelijke verplichtingen bij verzuim kan een systeem er ook voor zorgen dat je precies weet wanneer je kunt besparen op premie- of loonkosten en dat je dit vervolgens snel aan kunt vragen bij het UWV.   

Preventie en duurzame inzetbaarheid

Ondanks dat je, zeker als grote werkgever, vaak niet ontkomt aan een verzuimsysteem, is voorkomen nog altijd beter dan genezen. Bovendien krijg je een verzuimende medewerker vaak sneller terug op de werkvloer wanneer je al informatie hebt over de aanleiding van het verzuim.

Nóg een stapje verder, gaat duurzame inzetbaarheid. 

Voorkomen van administratieve last

Een goed verzuimsysteem bespaart je dus fysieke administratieve lasten. Rondom de juiste persoonlijke aandacht voor het achterhalen van de oorzaak en het inzetten van de juiste interventies, gaat de administratie en communicatie zoveel mogelijk digitaal.

Hierdoor voorkom je miscommunicatie, maar ook dat gevoelige informatie op straat komt te liggen. Het is dus efficiënter én veiliger. Daarnaast geeft een verzuimsysteem je met enkele klikken de informatie die je nodig hebt om bijvoorbeeld een aanvraag te kunnen indienen bij het UWV.

Bedrijfsvoering voor (arbo)dienstverleners

Een verzuimsysteem geeft je als werkgever dus de tools om alles rondom een verzuimende medewerker zo goed mogelijk uit te voeren. Zeker voor werkgevers in het MKB, waar verzuim minder vaak voorkomt, is het echter vaak aantrekkelijker om de verzuimbegeleiding uit te besteden aan een arbodienst.

Dit houdt in dat de arbodienst de rol van de bedrijfsarts en casemanager faciliteert. In de kern blijft het proces rondom een verzuimende medewerker toch vrijwel gelijk. Dit maakt dat een verzuimsysteem vaak ingezet wordt voor de gehele bedrijfsvoering van de arbodienst. Zo kunnen ook kleinere werkgevers (indirect) profiteren van de voordelen van een verzuimsysteem.

Managementrapportage als stuurinformatie     

De kracht van een verzuimsysteem op de lange termijn is dat het je data geeft. Welke personeelsgroepen melden zich vaker ziek? En wat is de belangrijkste oorzaak van verzuim? Welk deel van het proces kan ik nog optimaliseren? Data geeft je simpelweg feitelijke informatie over grote groepen en langere periodes van activiteiten. Je kunt belangrijke oorzaken van verzuim tackelen en verzuim zoveel mogelijk terug dringen.

Dus, een goed verzuimsysteem geeft je niet alleen grip op efficiënte verzuimbegeleiding, het bespaart ook een enorme administratieve last en geeft je essentiële data om toekomstig beleid mee te voeden. Als grote werkgever kun je hiermee op jaarbasis miljoenen besparen.

Benieuwd hoe je stap voor stap datagedreven kunt gaan werken? Lees dan ons artikel met 5 tips om datagedreven te werken.

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?