Word verzuim de baas

Afwezigheden opvolgen, administratie bijwerken, plan van aanpak schrijven en verzuimgesprekken voeren. Eerlijk is eerlijk, verzuim kan een behoorlijke last met zich mee brengen. Naast je normale dagelijkse werkzaamheden komen steeds meer taken omtrent verzuim om de hoek kijken. Voornamelijk langdurig verzuim is een groeiend probleem. Je ziet de gevolgen ervan onder de medewerkers. De werkdruk neemt toe, medewerkers lopen over, de motivatie daalt en de sfeer verandert.
 

Langdurig verzuim
Ondanks de dalende cijfers in verzuim blijft langdurig verzuim toenemen. Het uitval door toenemende druk op de werkvloer, het ervaren van werkstress, het drukker wordende privéleven met aspecten als mantelzorg, financiële problematiek en kinderen, maar ook de meer en meer veeleisende maatschappij maakt dat er steeds vaker sprake is van een verstoorde werk en privé balans.
 

Nadelige gevolgen
De directe gevolgen van verzuim zijn zichtbaar, de algehele organisatie lijdt eronder. Productieprocessen lopen achter, afspraken met klanten kunnen niet worden nagekomen, projecten komen onder druk te staan en niet te vergeten de financiële last dat verzuim met zich meebrengt. Elke verzuimende medewerker kost een organisatie gemiddeld €405 per dag. Niet alleen loon, maar ook andere kosten zoals verlies van productie/dienstverlening, vervanging, verzuimbegeleiding en re-integratie komen voor de rekening van de werkgever.
 

Verzuim overkomt je
Jij zit waarschijnlijk met je handen in het haar, want wat kun je aan dit verzuim doen? Hoe ga je ermee om? Hoe krijg je controle over deze situatie? Om deze nadelige gevolgen te beperken, is het belangrijk om als werkgever proactief beleid te voeren gericht op het verminderen van verzuim, het bevorderen van een gezonde werkomgeving en het bieden van adequate ondersteuning bij ziekte en re-integratie. Maar ik hoor je al denken, wat heb ik daarvoor nodig en hoe doe ik dat dan? De sleutel? Inzicht, participatie, ondersteuning en investeren.

1. Verkrijg inzicht in je verzuim
Het is belangrijk als je actief aan de slag wilt gaan met verzuim dat je begrijpt dat het verkrijgen van inzicht stap 1 is. Het is namelijk noodzaak om achter de reden te komen van verzuim. Dit om te kunnen analyseren of er factoren een rol spelen waar jij als werkgever invloed op kunt hebben. Is het werkdruk? Werkstress? Onvoldoende uitdaging? Of is het toch alleen medisch gerelateerd? Met de juiste software kun je verzuimdata bundelen en analyseren. Op deze manier krijg je inzicht in je verzuim en kun je gerichter acteren. Waar gaat het mis in je organisatie? Zijn het bepaalde teams? Hoe groot zijn die teams? Wat speelt er binnen die teams? Welke teams doen het juist goed? Allemaal vragen in kader van verzuim die je jezelf kunt stellen en kan beantwoorden aan de hand van data. Lees in de blog Verbeter je medewerkerswelzijn met data! meer over hoe je data goed kunt verzamelen. 

2. Participatie: Betrek je medewerkers
Je staat er niet alleen voor, dat is wat je moet weten. Elke betrokkenen draagt verantwoordelijkheid, zo ook de medewerker zelf. Het is belangrijk dat de medewerker actief participeert in zijn of haar verzuimtraject. Laat bijvoorbeeld het Plan van Aanpak schrijven door de medewerker, zodat hij of zij zelf kan aangeven wat wel of niet haalbaar is. Vraag om input vanuit de medewerker door het uitsturen van gerichte vragenlijsten. Door deze data weer te bundelen kun jij nog meer inzicht krijgen in waar behoeften liggen of wat er speelt. Je zult zien dat medewerkers zich meer gehoord zullen voelen en meer eigen verantwoordelijkheid gaan dragen over hun verzuim. Wat ten goede komt aan het verzuimpercentage binnen de organisatie. De verzuimdrempel wordt vaak wat hoger en de re-integratie drempel juist lager. Lees in de blog Verzuim hoog? Zet je medewerker op scherp!  meer over hoe je medewerkers kunt betrekken bij hun verzuim.

3. Ondersteuning: Leidinggevenden in hun kracht zetten
Ga het gesprek aan met medewerkers, maar hoe doe je dat nou een goed gesprek voeren met medewerkers? Iets waar veel leidinggevenden mee worstelen. Aan de werkgever de taak om leidinggevenden hierin te coachen en te begeleiden. Geef hen de tools en handvaten om zich daarin te ontwikkelen. Een goed gesprek is namelijk het startpunt voor het grip krijgen op verzuim. Als je weet wat er speelt dan kun je daar ook beter naar handelen en daarmee voorkomen dat mensen uiteindelijk in verzuim raken.

Het gesprek pas aangaan als iemand in verzuim is, is lastiger. Dan speelt de AVG ook een rol in wat je als leidinggevende wel of niet mag. Eigenlijk is er dan namelijk maar 1 vraag die je kan en mag stellen: ‘Wanneer denk je weer aan de slag te kunnen?’. Het open gesprek zoals we die hier bedoelen is dan eigenlijk al niet meer mogelijk. Een preventieve aanpak is nodig om verzuim daadwerkelijk de baas te worden. Lees in de blog Jouw leidinggevende: de cruciale antenne van je verzuim meer over hoe je je leidinggevenden kunt ondersteunen om de beste antenne te zijn.

4. Investeren: In je mensen en hun welzijn
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat een gezonde en gemotiveerde werknemer minder vatbaar is voor verzuim. Mensen die lekker in hun vel zitten, met plezier naar hun werk gaan en een gezonde werk-privé balans hebben zijn veerkrachtiger. Het is belangrijk om als organisatie je hiervoor in te zetten en je bewust te zijn van de invloed die je hierop kan uitoefenen. Investeer in de ontwikkeling, het welzijn en het werkgeluk van je mensen. Stimuleer een goede werk-privébalans, bied voldoende uitdagingen en zorg voor een veilige en inclusieve werkomgeving. We spraken Inzetbaarheidsexpert Paul ter Wal over zijn visie op een mensgerichte aanpak van verzuim. Lees hier het interview met Paul ter Wal.

Conclusie: Verzuim de deur uit, succes binnenhalen
Verzuim is complex, maar met een actieve en mensgerichte aanpak is het te tackelen. Maak van je werkplek een plek waar mensen met plezier en energie naartoe komen. Zo creëer je een gezondere werkomgeving, een gelukkiger team én betere bedrijfsresultaten.
 

 Webinar: Een mensgerichte aanpak van verzuim
 We gaven onlangs een webinar met inzetbaarheidsexpert Paul ter Wal   over een mensgerichte aanpak van verzuim. In dit webinar vertellen we   je meer over deze aanpak en leer je alles over:
 

• De voordelen van een mensgerichte aanpak
• Concrete stappen die je kunt zetten om verzuim te voorkomen
• Handige tools die kunnen helpen bij een mensgerichte aanpak

Bekijk het webinar hier terug >>>