Zó creëer je schaalbaarheid en maatwerk

Stel: je hebt de ambitie om van jouw arbodienst een grote speler te maken. Je bedrijf staat bekend om de kwalitatief ijzersterke dienstverlening, waarin maatwerk altijd voorop staat. Het verzuimsysteem richt je voor iedere klant op maat in. Dat werkt prima als je onderneming klein tot middelgroot is, maar wordt administratief een flinke kluif wanneer je arbodienst alsmaar groeit.

Gelukkig is er een oplossing die je kan helpen bij het effectief managen van je essentiële processen: een verzuimsysteem. Een dergelijk systeem, zoals Xpert Suite van Otherside at Work, is de sleutel tot het schaalbaar maken van je arbodienst en het leveren van maatwerk aan elke eindklant.

De uitdagingen van een arbodienst in groei

Een arbodienstverlener staat in de praktijk voor verschillende uitdagingen bij het streven naar groei en het voldoen aan de specifieke behoeften van elke klant. Het vermogen om flexibel in te spelen op de protocollen en processen die klanten verlangen, is van cruciaal belang. In de praktijk kan dit alleen al een behoorlijke uitdaging zijn. Dat geldt vooral wanneer het huidige verzuimsysteem niet voldoende aanpasbaar is. Het kan aanvoelen alsof het systeem met houtje-touwtje aan elkaar hangt, waardoor de arbodienst niet in staat is om optimaal maatwerk te leveren.
 

Een voorbeeld: een nieuwe klant is een groter bedrijf dat gevestigd is in verschillende regio's en branches. Ze hebben een complexe structuur en hebben specifieke vereisten op het gebied van rapportage, gegevensanalyse en communicatie. Deze klant wil een arbodienst die naadloos kan integreren met hun bestaande HR-software, inclusief toegang tot realtime gegevens over verzuim en arbeidsongeschiktheid, en de mogelijkheid om gezondheids- en veiligheidsprogramma's aan te passen aan de specifieke behoeften van elke locatie.

Met het huidige verzuimsysteem van de arbodienst is het echter beperkt tot het bieden van standaardrapporten en heeft het moeite om te voldoen aan de complexe eisen van deze klant. De klant wil een uitgebreidere datatransparantie om trends in verzuim beter te begrijpen en proactieve maatregelen te nemen om gezondheidsproblemen en arbeidsongeschiktheid te voorkomen. De arbodienst staat voor een dilemma, omdat ze weliswaar de klant graag willen behouden en laten groeien, maar met hun huidige systeem kunnen ze niet voldoen aan de unieke behoeften van deze klant.

De vraag is dan: ga je investeren in een nieuw, geavanceerder verzuimsysteem dat aanpasbaar is aan de specifieke behoeften van klanten? Of riskeren dat deze waardevolle klant elders gaat zoeken naar een dienstverlener die wel aan hun vereisten kan voldoen? Het ontbreken van flexibiliteit in het systeem kan de groei van de arbodienst belemmeren en de concurrentiepositie in de markt verzwakken.

Flexibiliteit is key voor een verzuimregistratiesysteem 

Een van de belangrijkste aspecten van een arbodienst is het vermogen om te voldoen aan  de specifieke eisen van elke klant. Elke organisatie heeft zijn eigen unieke bedrijfsvoering wat betreft het beheren van verzuim en arbeidsgerelateerde gezondheidsproblemen. Het is van vitaal belang dat de arbodienstverlener in staat is om deze te begrijpen en aan te passen aan de individuele behoeften van elke klant. Het gebrek aan flexibiliteit in het verzuimsysteem kan leiden tot beperkingen en belemmeringen bij het leveren van een oplossing op maat.

Functionele beperkingen van goedkopere verzuimsoftware 
Een ander probleem dat optreedt bij het gebruik van goedkopere verzuimsystemen is dat ze tekortschieten op het gebied van functionaliteit en ondersteuning. Deze systemen zijn vaak minder uitgebreid en kunnen niet voldoen aan de complexe behoeften van een groeiende arbodienst. Ze missen functies die nodig zijn voor een effectief verzuimbeheer, zoals geautomatiseerde workflows of uitgebreide rapportagemogelijkheden. Om maar niet het belang van goede integraties en koppelingen  te vergeten. Daarnaast kan de ondersteuning bij dergelijke systemen beperkt zijn. Daardoor krijgt de arbodienstverlener niet de benodigde assistentie bij technische uitdagingen of het implementeren van specifieke aanpassingen.

Wat kan je doen om deze obstakels uit de weg te helpen? Eén ding is zeker: het vinden van de juiste oplossing is van groot belang om een arbodienst klaar te stomen voor groei. 

Tips bij het kiezen van een verzuimsysteem 

Een verzuimsysteem, zoals Xpert Suite, biedt tal van voordelen die je arbodienst naar een hoger niveau tillen. Het is verstandig om hierbij rekening te houden met de functies van een goed verzuimsysteem. Hieronder belichten we enkele cruciale aspecten bij het kiezen van een verzuimsysteem:
 

1. Flexibele configuratie voor maatwerk
Een goed verzuimsysteem stelt je in staat om flexibel in te spelen op de specifieke behoeften van je klanten. Zo kan je eenvoudig protocollen en processen naar eigen inzicht inrichten. Dit betekent dat je maatwerk kunt leveren aan elke eindklant, terwijl je tegelijkertijd de consistentie behoudt die nodig is in een groeiende arbodienst. Dankzij handige configuratieopties pas je protocollen aan en stroomlijn je workflows om aan de unieke eisen van elke klant te kunnen voldoen. 
 

Stel je voor dat een arbodienst een nieuwe klant binnenhaalt: een middelgroot productiebedrijf met meerdere afdelingen en locaties. Elke afdeling heeft zijn eigen specifieke veiligheids- en gezondheidsprotocollen, en het bedrijf hecht veel belang aan het monitoren van verzuimtrends om proactieve maatregelen te nemen.

Vóór het gebruik van het nieuwe verzuimsysteem waren de gegevens van deze klant verspreid over verschillende Excel-spreadsheets. Elke locatie hield zijn eigen verzuimgegevens bij, en het was tijdrovend en foutgevoelig om al deze gegevens handmatig samen te voegen tot een overzichtelijk rapport. Bovendien was er geen gestandaardiseerde rapportage, wat resulteerde in inconsistenties en moeite bij het analyseren van trends op bedrijfsniveau.

Met het nieuwe verzuimsysteem kan de arbodienst eenvoudig protocollen en processen naar eigen inzicht inrichten. Ze creëren een uniforme rapportagestructuur voor het productiebedrijf en richten configuratieopties in die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van elke afdeling en locatie. Het verzuimsysteem verzamelt automatisch gegevens van elke locatie en stroomlijnt deze tot één handig overzichtelijk dashboard.

Nu heeft de arbodienst de mogelijkheid om proactief verzuimtrends te analyseren op bedrijfsniveau en op afdelingsniveau. Ze kunnen rapporten genereren die inzicht bieden in de belangrijkste gezondheids- en veiligheidskwesties op elke locatie. Dit helpt het productiebedrijf om preventieve maatregelen te nemen en gezondheidsprogramma's aan te passen aan de specifieke behoeften van elke afdeling.

Bovendien maakt het nieuwe verzuimsysteem het ook mogelijk voor de arbodienst om efficiënter te werken. In plaats van veel tijd te besteden aan het handmatig samenstellen van gegevens, kunnen ze zich nu richten op het bieden van waardevolle inzichten en ondersteuning aan hun klant.

Het leveren van maatwerk is een belangrijk onderscheidend kenmerk van kleine arbodiensten. Met een verzuimsysteem behoud je deze mogelijkheid, zonder de administratieve lasten te verzwaren. Een win-win dus.
 

2. Schaalbaarheid en prestaties bij groei
Naarmate je arbopraktijk groeit, is het belangrijk dat je verzuimsysteem meegroeit. Zo kan die de toenemende gebruikersaantallen en functionaliteiten aan. Een krachtig verzuimsysteem biedt schaalbaarheid en goede prestaties, zowel in termen van gebruikersaantallen als de mogelijkheid om nieuwe features en modules toe te voegen. Dit stelt je in staat om je arbodienst te professionaliseren naarmate je bedrijf groeit, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Als je een systeem op maat hebt dat perfect aansluit op de protocollen van je grote klanten en met je meegroeit naar gelang je ambities, leg je echt een stevige basis voor duurzame groei en succes.
 

3. Intuïtieve workflows voor efficiëntie
Efficiëntie is van cruciaal belang in de wereld van arbodienstverlening. Door de manuren te optimaliseren, vooral die van kostbare arbo-artsen en casemanagers, bespaar je kosten te besparen en realiseer je een hogere productiviteit. 

Een verzuimsysteem biedt handige workflows en gebruiksvriendelijke interfaces. Zo heeft je team ineens tijd over voor de zaken die er werkelijk toe doen! Met gestroomlijnde processen kunnen casemanagers en arbo-artsen hun taken efficiënt uitvoeren, zonder tijd te verspillen aan omslachtige administratie. En, misschien nog wel belangrijker: je geeft échte aandacht geven aan je klanten.
 

4. Voldoen aan hogere eisen op het gebied van compliance
In de arbodienstverlening is strikte naleving van wet- en regelgeving van vitaal belang. Een verzuimsysteem biedt geïntegreerde functies en modules die je helpen om te voldoen aan de steeds strengere eisen op het gebied van compliance. Je legt gemakkelijk de benodigde informatie vast, rapporteert en analyseert om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Hierdoor verklein je het risico op boetes en juridische complicaties, en blijft je arbodienst altijd actueel en in lijn met de laatste regelgeving.
 

5. Optimaal cashflowbeheer
Een gezonde cashflow is essentieel voor het succes en de groei van je arbodienst. Met een verzuimsysteem kun je het facturatieproces nauwkeurig beheren. Dit zorgt ervoor dat je in staat bent om tijdig en correct facturen te genereren en te verzenden. Dit draagt bij aan een gezonde en stabiele cashflow. Door het stroomlijnen van het facturatieproces zorg je ervoor dat alle inkomsten op tijd worden ontvangen en er geen onnodige vertragingen of fouten optreden. Met een goed verzuimsysteem blijft je arbodienst financieel gezond en kan jij je richten op verdere groei en ontwikkeling.
 

6. Verkoopkansen
Een verzuimsysteem gaat verder dan alleen het beheren van verzuimprocessen. Het signaleert ook mogelijkheden voor de verkoop van producten en diensten. Door gegevens en analyses te gebruiken, biedt het systeem inzicht in de behoeften en trends van klanten. Dit is een waardevol aspect van een schaalbaar verzuimsysteem. Het helpt je om de omzet te verhogen en nieuwe inkomstenstromen te genereren. Hierdoor breid je proactief je dienstenaanbod uit en versterk je de relatie met je klanten.

Otherside at Work: meer dan IT

Otherside at Work begrijpt de uitdagingen waar arbodiensten mee te maken hebben bij het realiseren van groei en professionalisering. De drijfveer is om arbodiensten te ondersteunen en te helpen bij het bereiken van hun ambities. Belangrijk is om voor je een keuze maakt, een goede kostenanalyse te doen voor je kiest voor je verzuimsoftware. Wij helpen je hierbij graag. Otherside at Work biedt met Xpert Suite een verzuimsysteem van topkwaliteit dat speciaal is ontworpen om arbodiensten te ondersteunen bij het schaalbaar maken van hun bedrijf. Dankzij de combinatie van geavanceerde IT-oplossingen met diepgaande kennis van de arbodienstverlening krijg je een totaalpakket dat verder gaat dan alleen technologie.

Meer weten?

Neem contact op om vrijblijvend te sparren met Otherside at Work over hoe IT je helpt om je business op te schalen.