In Nederland is het ziekteverzuim gemiddeld circa 5%. Dit betekent dat werknemers zich gemiddeld per 100 werkdagen 5 dagen ziek melden. Om het ziekteverzuim terug te dringen is een goede verzuimbegeleiding van cruciaal belang. Op deze pagina lees je wat verzuimbegeleiding is en waar je rekening mee moet houden.
Op deze pagina:
- Wat is verzuimbegeleiding?
- Is verzuimbegeleiding verplicht?
- Wat zijn de oorzaken van verzuim?
- Wat zijn de signalen van verzuim?
- Kort, middellang en lang verzuim
- Het belang van een goede verzuimregistratie
- Snel inzicht met een digitale vragenlijst
- Leg afspraken vast in een verzuimbeleid
- Samen verantwoordelijk voor de re-integratie
- Hoe een verzuimsysteem je helpt bij verzuimbegeleiding
Wat is verzuimbegeleiding?
Bij verzuimbegeleiding ondersteun je medewerkers die om verschillende redenen niet kunnen werken. Denk aan ziekte, letsel of andere gezondheidsproblemen. Met een goede verzuimbegeleiding verkort je de verzuimduur en bevorder je de gezondheid en het welzijn van werknemers. Daarnaast verlaag je de kosten van een zieke medewerker.
Is verzuimbegeleiding verplicht?
Het is verplicht om je medewerkers actief te begeleiden bij verzuim. Je bent vrij om zelf te bepalen hoe je dit doet, zolang je de wettelijke regels nastreeft. Om een zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen volg je de richtlijnen van de Wet verbetering poortwachter. Daarin staan verplichtingen voor werkgevers en werknemers waaronder:
- Binnen één week moet de ziekmelding bekend zijn bij de arbodienst/bedrijfsarts;
- Na zes weken ziekte moet de arbodienst/bedrijfsarts een probleemanalyse maken;
- Na acht weken moeten werkgever en werknemer een plan van aanpak maken.
Wanneer de Wet verbetering poortwachter niet wordt nageleefd, bestaat het risico op loonsancties. Doet een werknemer onvoldoende voor de re-integratie dan kan de werkgever het loon opschorten of stopzetten. Als de werkgever zich onvoldoende inspant voor de re-integratie kan het UWV de loondoorbetaling verlengen. Daarom is het belangrijk om deze wettelijke eisen niet uit het oog te verliezen.
Xpert Suite is het meest complete verzuimsysteem van Nederland. Het bevat tientallen templates van protocollen die voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter, Ziektewet en WGA. Zo krijgen de juiste personen op het juiste moment een taak toegewezen en voorkom je loonsancties.
Wat zijn de oorzaken van verzuim?
We spreken over verzuim als medewerkers fysiek of mentaal niet in staat zijn om hun werk uit te voeren. De oorzaken van verzuim zijn erg uiteenlopend, maar als we naar de cijfers van het CBS kijken, blijkt dat virusinfecties zoals griep en verkoudheid met 64% de meest voorkomende oorzaak is van verzuim (64%). Op de tweede plek stonden psychische klachten, overspannenheid of een burn-out (7%). Bij beroepen met een zwaardere fysieke of mentale belasting is de kans op verzuim doorgaans het hoogst.
Wat zijn de signalen van verzuim?
Om de kans op verzuim te verkleinen, is het belangrijk om signalen te herkennen die kunnen leiden tot verzuim. Dit kan zowel op het werk als privé zijn. Denk bijvoorbeeld aan de:
- financiële situatie
- werk/privé balans
- thuissituatie
- sfeer op kantoor
- werkdruk
- tevredenheid over het werk
Heb je het gevoel dat er iets speelt bij een medewerker of is een medewerker regelmatig een korte periode ziek? Voer dan tijdig een verzuimgesprek zodat je de kans op lang verzuim verkleint. Dit voelt misschien spannend, maar het laat juist zien dat je aandacht hebt voor je werknemer. Hou er wel rekening mee dat je niet mag vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Mocht je medewerker hier zelf over vertellen, dan mag je medische informatie niet vastleggen.
_035.jpg)
Kort, middellang en lang verzuim
Hoe lang een medewerker ziek is en de impact die het op je organisatie heeft, verschilt per situatie. Om de duur van het verzuim te duiden, spreken we over kort, middellang en lang verzuim.
Bij kort verzuim is een medewerker af en toe één of enkele dagen ziek. Denk aan hoofdpijn, griep of een ander kortstondig fysiek ongemak. Is je medewerker regelmatig ziek, dan spreken we van frequent kort verzuim. Bij verzuim tussen de één en zes weken spreken we van middellang verzuim en bij verzuim langer dan zes weken van lang verzuim.
Het belang van een goede verzuimregistratie
Voor een goede verzuimbegeleiding is het belangrijk om verzuim te registreren van ziekmelding tot betermelding. Het is aan te raden om dit te doen in een verzuimsysteem, zoals Xpert Suite. Je krijgt inzicht in het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie, die de gezondheid van je organisatie weerspiegelen. Zo kun je bijvoorbeeld meten of je verzuimaanpak voldoende bijdraagt aan het behalen van je verzuimdoelen en deze waar nodig bijsturen.
Snel inzicht met een digitale vragenlijst
Bij het bepalen van de juiste verzuimbegeleiding is het belangrijk om je zieke medewerker vragen te stellen over het verzuim. Hoewel je niet mag vragen naar de aard en oorzaak, mag je wel vragen naar bijvoorbeeld de verwachte duur van het verzuim, de lopende afspraken en werkzaamheden en of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
Deze vragen kun je stellen via een digitale vragenlijst binnen de Xpert Suite. Op basis van de antwoorden en je verzuimdata voorspelt het systeem of het gaat om kort, middellang of lang verzuim. Ook helpt deze data je bij het bepalen van vervolgacties om de kans op langdurig verzuim zoveel mogelijk te beperken.
Leg afspraken vast in een verzuimbeleid
Als organisatie met personeel ben je verplicht om een verzuimbeleid op te stellen. Hierin leg je onder andere vast wat je doet om verzuim te voorkomen en hoe je zieke medewerkers begeleidt.
De volgende stap is het implementeren van je verzuimbeleid zodat alle betrokken partijen weten wanneer ze wat moeten doen. Een verzuimsysteem helpt je hierbij. Je vertaalt jouw verzuimbeleid naar protocollen waarbij je instelt wanneer iemand een bepaalde taak toegewezen moet krijgen. Hierdoor hou je overzicht in de voortgang van taken en mis je niets meer.
En om het nog makkelijker te maken, vind je in Xpert Suite vind je tientallen templates voor protocollen op basis van de Wet Verbetering Poortwachter, Ziektewet en WGA. Deze pas je eenvoudig aan, zodat het helemaal aansluit op jouw verzuimbeleid.
Samen verantwoordelijk voor de re-integratie
Dreigt een medewerker langdurig ziek te zijn? Dan zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Dat betekent dat zij er samen voor zorgen dat de medewerker weer snel aan het werk kan.
Bij re-integratie wisselen verschillende partijen gegevens uit over de zieke werknemer. Dit gebeurt in de vorm van een probleemanalyse en advies, plan van aanpak, re-integratiedossier en re-integratieverslag. Omdat het om persoonsgegevens gaat, stelt de Autoriteit Persoonsgegevens scherpe kaders.
De Xpert Suite is ISO 27001 gecertificeerd en SOC2 compliant. Onze software en jouw data worden gehost in drie fysieke datacenters in Nederland die aan de hoogste beveiligingseisen voldoen.
Til je verzuimbegeleiding naar een hoger plan
Een verzuimsysteem maakt verzuimbegeleiding een stuk eenvoudiger. Alle betrokkenen weten precies wanneer ze wat moeten doen én je krijgt inzicht in de dossiers die de meeste impact hebben op jouw organisatie. Zo weet jij op welke dossiers je je aandacht moet richten. Benieuwd hoe jij verzuimbegeleiding in jouw organisatie naar een hoger plan kan tillen, waardoor je het verzuim terugdringt en de duurzame inzetbaarheid verbetert? Neem contact op met een van onze Xperts.