Ziekteverzuim terugdringen

Wat is ziekteverzuim?

Ziekteverzuim is verzuim van werk met ‘ziekte’ als reden. De oorzaken van verzuim zijn erg uiteenlopend, maar als we naar de cijfers van het CBS kijken, blijkt dat virusinfecties zoals griep en verkoudheid met 64% de meest voorkomende oorzaak is van verzuim (64%). Op de tweede plek stonden psychische klachten, overspannenheid of een burn-out (7%). Bij beroepen met een zwaardere fysieke of mentale belasting is de kans op verzuim doorgaans het hoogst.

Signalen van verzuim

Heb je het gevoel dat er iets speelt bij een medewerker of is een medewerker regelmatig een korte periode ziek? Dan kan het verstandig zijn om het gesprek aan te gaan. Niet alleen om het verzuim in je organisatie te verlagen, maar ook om je medewerker de juiste aandacht te geven. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld afstandelijker is dan normaal, minder vrolijk, minder aanwezig, minder pro-actief, verward reageert of wanneer prestaties teruglopen kan dit wijzen op problemen in de:

• financiële situatie
• werk/privé balans
• thuissituatie
• de sfeer op kantoor
• werkdruk
• tevredenheid over het werk

Duur van het verzuim terugdringen

Hoe lang een medewerker ziek is en de impact die het op je organisatie heeft, verschilt per situatie. Om aan te geven hoelang het verzuim duurt, spreken we over kort, middellang en lang verzuim.

Bij kort verzuim is een medewerker af en toe één of enkele dagen ziek. Denk aan hoofdpijn, griep of een ander kortstondig fysiek ongemak. Gebeurt dit regelmatig? Dan noem je dit kort frequent verzuim. Bij medewerkers met een bovengemiddelde verzuimfrequentie is het extra belangrijk om op de verzuimsignalen te letten. Er kan namelijk meer aan de hand zijn, waardoor het risico op lang verzuim toeneemt. En dat is precies wat je wilt voorkomen als je het verzuim in je organisatie wilt verlagen.

Bij verzuim tussen de één en zes weken spreken we van middellang verzuim en bij verzuim langer dan zes weken van lang verzuim. Wanneer je te maken hebt met langdurig verzuim, ben je wettelijk verplicht om er alles aan te doen om het verzuim te verlagen. Je krijgt namelijk te maken met de Wet verbetering Poortwachter, die gericht is op het terugdringen van het aantal medewerkers dat langdurig ziek is. In dit proces hebben de werkgever, werknemer, arbodienst en bedrijfsarts hun eigen taken en verantwoordelijkheden om de medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen.

Samenwerken om het verzuim terug te dringen

Door deze gezamenlijke verantwoordelijkheid is het belangrijk om goed samen te werken met alle betrokken partijen. Niet alleen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om het verzuim in je organisatie zoveel mogelijk terug te dringen. Om naadloos met elkaar samen te werken is een verzuimsysteem onmisbaar. Met de Xpert Suite werken alle betrokken samen binnen één systeem. Iedereen heeft toegang tot de voor hem/haar relevante gegevens, waarvan je de rechten op persoonsniveau kan toekennen. Onze software en jouw data worden gehost in drie fysieke datacenters in Nederland die voldoen aan de hoogste beveiligingseisen.

Taken gericht op verzuimreductie

In je verzuimbeleid leg je onder andere vast hoe je het verzuim in je organisatie wilt verlagen. Zo neem je hierin op wie in welke situatie welke taak oppakt. Denk aan:

• Contactmomenten tussen de manager en de zieke medewerker
• Een kaartje/bloemetje/fruitmand versturen
• Het aanbieden van ondersteuning

Daarnaast moet je voldoen aan wettelijke taken. De kans is aanwezig dat je hier een eigen draai aan wilt geven - uiteraard binnen de gestelde eisen. Vanuit de Wet Verbetering Poortwachter moet je bijvoorbeeld binnen zes weken een probleemanalyse maken. Maar om het verzuim in je organisatie terug te dringen wil je dit mogelijk al eerder doen zodat je sneller inzicht hebt in obstakels voor re-integratie en de behoeften van je zieke medewerker. Op basis hiervan kun je direct passende maatregelen nemen en gerichte ondersteuning bieden. Ook helpt dit vroegtijdig inzicht je bij het optimaliseren van het plan van aanpak en het re-integratieplan op basis van de situatie en behoeften van je zieke werknemer.

Wanneer de taken zijn vastgesteld, is het belangrijk dat alle betrokkenen precies weten wanneer er iets van hen verwacht wordt. In de Xpert Suite bouw je eenvoudig eigen protocollen. Ook is ons verzuimsysteem voorzien van standaard protocollen voor Wet verbetering Poortwachter, Ziektewet en Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) die je naar eigen wens kan aanpassen.

Verzuim terugdringen met behulp van AI

De Xpert Suite bevat een module waarmee je het verzuim in je organisatie kunt voorspellen. Met behulp van AI krijg je inzicht in de kans op langdurig verzuim én de verwachte verzuimduur. Deze module heet XS caseloadpredictor. Het voordeel is dat je medewerkers die vermoedelijk langdurig ziek gaan zijn, al op de eerste ziektedag de juiste hulp bieden. Je kunt de (financiering van) interventies beter onderbouwen en eerder ingrijpen om loonsancties te voorkomen. Daarnaast kun je op basis van intelligentere protocollen de (beperkt beschikbare) professionals zo effectief mogelijk in te zetten, bijvoorbeeld door meer aandacht te besteden aan profielen met een hoog risico.

Breng het verzuim in kaart

Een verzuimbeleid komt natuurlijk niet zomaar tot stand. Dit is het meest effectief wanneer je dit baseert op actuele verzuimdata, waarbij je onder andere kijkt naar:

• Het percentage van het aantal medewerkers dat de afgelopen 12 maanden heeft verzuimd (ziekteverzuim)
• Het percentage van het aantal dagen er de afgelopen 12 maanden verzuimd is (verzuimpercentage)
• Het aantal gemiddelde aantal werkdagen dat werknemers afgelopen 12 maanden heeft verzuimd hebben (gemiddelde verzuimduur)
• Hoe vaak medewerkers gemiddeld ziek zijn (verzuimfrequentie of meldingsfrequentie) Het percentage medewerkers dat niet verzuim heeft (nul-verzuim)

Neem deze cijfers op in het dashboard van de Xpert Suite en je hebt realtime inzicht.

Maak een verzuimanalyse

Een verzuimanalyse gaat nog een stapje verder dan het kijken naar bovengenoemde verzuimcijfers. Door verzuimdata uit je verzuimsysteem te combineren met als data uit andere systemen. De Xpert Suite koppel je eenvoudig met je HR-systeem en de systemen van je backofficepartij, arbodiensten, schadelastbeheerders en het UWV. Zo krijg je onder andere inzicht in de risicogroepen en factoren die het verzuim beïnvloeden. Ook krijg je een beeld van de impact van (het gebrek aan) verzuiminterventies op je verzuimcijfers én de kans dat kort verzuim overgaat in langdurig verzuim.

Realistisch doelen stellen

Om te weten welke maatregelen je moet treffen voor minder verzuim in je organisatie, is het belangrijk dat je een realistisch verzuimdoel stelt. Aan de hand van dit doel kun je de voortgang bewaken en waar nodig bijsturen. Je doel bepaal je onder andere op basis van deze factoren:

• Huidig verzuimpercentage
• Branchegemiddelde
• Gemiddelde van organisaties met een vergelijkbare omvang
• Trends en patronen in je verzuimanalyse: hoe ontwikkelde het verzuim zich de afgelopen jaren en welke factoren droegen daaraan bij?
• Bedrijfsspecifieke factoren zoals aard van het werk, bedrijfscultuur, werkomstandigheden en demografische kenmerken van het personeelsbestand.
• Is het terugdringen van verzuim opgenomen als strategisch organisatiedoel?
• Is het verbeteren van de medewerkerstevredenheid opgenomen als strategisch organisatiedoel? Een hogere tevredenheid kan zorgen voor een lager verzuim.

Bespaar kosten

Wanneer je actief maatregelen treft om het verzuim te reduceren, kan je dit behoorlijk wat kosten schelen. Het gemiddelde verzuim in Nederland is 4,5%. Laten we eens een snelle berekening maken. Stel dat de gemiddelde kosten van een zieke werknemer per dag zo'n €200 zijn. Als je 1.000 werknemers hebt die elk gemiddeld vijf dagen per jaar ziek zijn, dan hebben we het al over een miljoen aan kosten! Lees hier alles over de kosten van een zieke medewerker.

Minder verzuim met een verzuimsysteem

Klaar om het verzuim in jouw organisatie te verlagen? En benieuwd hoe de Xpert Suite je hierbij kan ondersteunen? Neem dan contact op met een van onze Xperts of vraag een demo aan. Ontdek bijvoorbeeld hoe je met XS caseloadpredictor de kans op langdurig verzuim én de verwachte verzuimduur kunt voorspellen zodat je je zieke medewerker al op de eerste dag de juist hulp kan bieden. En hoe je loonsancties voorkomt door gebruik te maken van protocollen.