Het overstappen naar een nieuw verzuimsysteem of het starten met een verzuimsysteem is geen dagelijkse kost voor veel mensen. Gelukkig is het dat wel voor het team van Otherside at Work. We begrijpen dat het doen van een overstap spannend kan voelen en dat je benieuwd bent hoe je zo optimaal mogelijk gebruik maakt van de Xpert Suite. Ook snappen we dat je je afvraagt hoe een overstap naar de Xpert Suite met jouw gegevens in zijn werk zal gaan. Hieronder vind je daarom alle stappen die we doorlopen voor het implementeren van de Xpert Suite.
Het implementatie proces
Hieronder vind je de 8 algemene stappen die we samen met je doorlopen.
1. Intake
Eerst nemen we een intake met je af. In dit gesprek inventariseren we jouw wensen. We denken samen met jou na over welke (aanvullende) protocollen, en spreekuursoorten er bijvoorbeeld nodig zijn voor jouw organisatie. Maar denk hierbij ook aan autorisaties en koppelingen.
2. Trainingen functioneel beheer
Om goed gebruik te maken van de Xpert Suite en om ervoor te zorgen dat je eenvoudig zelf aanpassingen kunt doen, is het gewenst om minimaal één persoon van jouw organisatie onze Functioneel Beheer training te laten volgen. Deze training bestaat uit thuisstudie en één fysieke trainingsdag en zal voorafgaand aan de implementatieperiode worden ingepland voor tijdens de implementatie periode. Wil je meer weten over deze training? Kijk dan hier>>
Wil je het functioneel beheer liever niet zelf doen? Huur dan onze applicatie consultants in voor alle eerstelijns support!
3. Inrichting van de omgeving & configuratie van aanvullende modules
In deze fase ga je jouw werkprocessen vertalen naar de inrichting van de Xpert Suite. Op welke dagen neem je bijvoorbeeld contact op met de medewerker in het ziektetraject? Of heb je een aantal specifieke zaken die je af hebt gesproken met jouw leidinggevenden of met jouw klanten (als je een arbodienst of verzekeraar bent)? Als alle informatie bekend is rondom jullie eigen werkwijze kan het implementatie proces starten. Ook aanvullende modules worden (voor jou) geïmplementeerd en werkend gebracht voor gebruik. Tijdens het implementatieproces is er tussentijds contact over de voortgang. Je bent daarbij zelf verantwoordelijk om de opgeleverde inrichting goed te testen, om zo zeker te zijn dat jouw business proces gewaarborgd blijft.
.jpg)
4. Koppelingen aanleggen
Wist je dat je via ons koppelplatform Connect XS heel veel koppelingen zelf kunt leggen? Bijvoorbeeld een koppeling met een HR-systeem zoals Afas, NMBRS, Loket.nl of via onze eigen XS Standaard. Natuurlijk ondersteunen wij ook de volledige Sivi-standaard. Uiteraard is het een nauwkeurig klusje dat aandacht vergt, daarom kennen wij een koppeltraining die wij elke maand geven! Leg je de koppeling liever niet zelf? Onze consultants kunnen ook de koppelingen aanleggen voor jou.
5. Historiek dossiers importeren
Als alles is ingericht, is het tijd om de verzuimhistoriek te importeren. Deze (verzuim-)trajecten voer je eenvoudig zelf op met onze XS-importsheets, of kun je vaak eenmalig meesturen bij de aangelegde koppeling. Wil je dit niet zelf doen of wil je ook oude notities, documenten of contractafspraken importeren in jouw nieuwe XS-omgeving? Vraag dan één van onze consultants om hulp.
Jouw huidige verzuimsysteem zal tijdens deze import niet beschikbaar zijn. Om deze migratie zo soepel mogelijk te laten verlopen wordt er vaak gekozen voor een proefmigratie, zodat bevindingen hieruit al opgelost zijn voordat de definitieve overgang plaatsvindt.
6. Laatste tests
Nadat de imports zijn gedaan is het tijd voor het testen van het systeem. Van tevoren heb je zelf jouw testscenario's, ofwel te controleren dossiers, klaarstaan om zo effectief de migratie te kunnen controleren. Verschillende rollen moeten vanuit jullie getest worden zodat je zeker weet dat je de ziekmelding of andere werkprocessen straks goed kunt uitvoeren in de XS. Uiteraard zullen we dit ook meenemen in het tijdschema zodat jouw organisatie dit kan inplannen.
7. Livegang
En dan…is het moment daar; je kunt live met de XS! Alle medewerkers kunnen vanaf die dag in Xpert Suite aan de slag en het oude systeem gaat ‘uit’.
8. Nazorg
Heb je nog vragen? Uiteraard zijn we bereikbaar voor vragen en advies. Onze implementatie consultants zorgen voor een overdracht naar onze Xpert Support Desk of jouw Applicatie Consultant (afhankelijk van jouw service contract). Ook hebben we een uitgebreide kennisbank Xpert Support Centre waar je veel informatie over de Xpert Suite kunt vinden in de vorm van handleidingen, filmpjes of webinars. Jouw eigen Customer Success Manager is daarnaast tot je beschikking als jouw strategische aanspreekpunt.
Heb je naar aanleiding van deze uitleg nog vragen? Neem dan contact op met een van onze collega’s!
