Testimonial
Siham Aen Messaoudi
Gemeente Den Haag, Manager
Introductie & Situatie
Den Haag, de hoofdstad van Zuid-Holland, is met ruim 563.000 inwoners de derde grootste gemeente van Nederland. Bij de gemeente werken ongeveer 10.000 mensen. Om verzuim te beperken en te voorkomen, heeft de gemeente één Arbo Centrum waarin alle arbo-disciplines zijn ondergebracht.
Het Arbo Centrum is het expertisecentrum op het gebied van ziekteverzuim, re-integratie, duurzame inzetbaarheid en arbeidsomstandigheden. Het biedt management, leidinggevenden en medewerkers de nodige deskundigheid om zelf te sturen op verzuim en preventie. Het doel: ‘Alle medewerkers van gemeente Den Haag gezond en veilig laten werken’. Gezondheid en vitaliteit vormen de basis voor een prettig leven en werkplezier. Hiervoor is het team ‘Fit en Gezond’ opgericht, dat workshops en trainingen aanbiedt om medewerkers regie te geven over hun vitaliteit en gezondheid.
Vraagstuk & Oplossing
Siham Aen Messaoudi, manager van het Arbo Centrum sinds begin 2024, signaleert dat langdurig verzuim een groeiend probleem is. Oorzaken zijn onder meer toenemende werkdruk, werkstress, een drukker privéleven en een veeleisende maatschappij, wat resulteert in een verstoorde werk-privébalans. De procesondersteuner binnen het Arbo Centrum merkt op dat leidinggevenden worstelen met het bieden van de juiste ondersteuning aan medewerkers. Naast communicatie speelt ook de administratieve kant een rol, die vaak als ‘lastig’, ‘ingewikkeld’, ‘tijdrovend’ en ‘inefficiënt’ wordt ervaren.
Gemeente Den Haag stond voor de uitdaging om haar verzuimmanagement te moderniseren en efficiënter te maken. Het eerdere verzuimmanagementsysteem was verouderd en aan het einde van zijn levenscyclus. Er was behoefte aan een geïntegreerde oplossing die zou aansluiten bij de interne arbodienstverlening en de gecentraliseerde werkwijze voor de gehele gemeente. Om deze uitdagingen aan te pakken, koos de gemeente voor een nieuw verzuimmanagementsysteem: Xpert Suite van Otherside at Work. De keuze werd gemaakt vanwege de mogelijkheden voor integrale samenwerking met de bedrijfsarts, flexibel workflow management en de uitgebreide koppelmogelijkheden, zoals o.a. met het UWV. Het nieuwe systeem moest voorzien in gebruiksrechten, installatie, configuratie, en integratie met bestaande systemen zoals Oracle EBS en REGAS.
Een belangrijk aspect van de nieuwe aanpak is de focus op eigen regie en persoonlijk contact. Het systeem ondersteunt leidinggevenden bij het voeren van goede gesprekken met medewerkers en het efficiënt beheren van de administratieve kant van verzuim.