Een verzuimbeleid, ook wel verzuimreglement genoemd, draagt bij aan een vlot en duurzaam herstel van zieke medewerkers. In dit beleid leg je vast hoe je verzuimbegeleiding inzet. Van de procedure van ziekmelding tot herstel en maatregelen die je neemt om ziekteverzuim te voorkomen. Benieuwd hoe je een ziekteverzuimbeleid opstelt? Lees dan snel verder.
Als organisatie met personeel ben je verplicht om een ziekteverzuimbeleid op te stellen. Dit staat vastgelegd in het Arbeidsomstandighedenbesluit (art. 2.9). Bij het opstellen van een verzuimreglement is het belangrijk dat je rekening houdt met de kernwaarden en het personeelsbeleid van je organisatie. Ook neem je het type werk mee: brengen je werknemers de dag vooral zittend door, zijn ze vaak onderweg of staan ze juist in de productie? En gaat het om 9-tot-5 banen of werkt jouw personeel in ploegen?
Waarom een verzuimbeleid opstellen?
Het geeft inzicht in hoe je als organisatie omgaat met ziekte en ziekteverzuim. Denk hierbij aan:
- Inzicht in procedures rondom ziekmelding: alle betrokkenen weten wat ze moeten doen.
- Inzicht in de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer.
- Medewerkers stimuleren om actief bezig te zijn met hun herstel.
- De kosten van verzuim verlagen en de productiviteit verhogen.
- De werkplek veiliger en gezonder maken.
Voor werknemers kan een verzuimbeleid helpen om:
- Sneller weer aan het werk te komen.
- Hun gezondheid te verbeteren.
- Hun inkomen te behouden.
- Hun werkzekerheid te vergroten.
.jpg)
Hoe stel je een verzuimbeleid op?
Tijd om aan de slag te gaan met het verzuimbeleid. Neem in ieder geval deze onderdelen op:
1. Verzuimprotocol
2. Preventief verzuimbeleid
3. Basiscontract met arbodienst of bedrijfsarts
4. Analyse van verzuimcijfers
5. Bedrijfsarts
6. Verzuimbegeleiding
1. Verzuimprotocol
In het verzuimprotocol staan de stappen beschreven die je moet nemen bij een ziekmelding. Op welke manier en bij wie moet een medewerker zich ziekmelden? Hoe ver voor de start van de werkdag moet de ziekmelding uiterlijk binnen zijn? En welke stappen moeten de leidinggevende en HR vervolgens nemen om de ziekmelding te registreren en volgen? Het is belangrijk dat alle partijen op de hoogte zijn van het verzuimprotocol zodat bekend is wat gedaan moet worden.
Op basis van de verwachte duur van het ziekteverzuim kun je verschillende protocollen inzetten. Zo zul je wanneer je kort verzuim verwacht (nog) geen proces met de bedrijfsarts opstarten, terwijl je bij een bedrijfsongeval of wanneer je langdurig verzuim verwacht de bedrijfsarts al in een vroeg stadium inschakelt. Met een verzuimsysteem als de Xpert Suite kun je bij de ziekmelding aangeven om welk soort verzuim het gaat en of je verwacht of het om kort of lang verzuim gaat. Op basis daarvan kun je protocollen triggeren die taken toewijzen aan specifieke personen. Zo hou je grip op je verzuim.
Neem in het verzuimprotocol ook de rechten en plichten van werknemers en de werkgever op, wat de gevolgen zijn van ziekte voor vakantiedagen en loondoorbetaling en verzuimcontrole.
Tot slot neem je ook de regels rondom re-integratie op en wat de gevolgen zijn als de werknemer zich hier niet aan houdt (sanctiebeleid). Ook moet bij medewerkers bekend zijn wat zij moeten doen als ze het niet eens zijn met het re-integratieadvies van de bedrijfsarts of de vertaling die de werkgever daarvan maakt.
2. Preventief verzuimbeleid
Het preventief verzuimbeleid is een belangrijk onderdeel van je verzuimbeleid. Hierin staat welke maatregelen je organisatie neemt om ziekteverzuim te voorkomen. Denk hierbij ook aan wettelijk verplichte risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) en preventief medisch onderzoek (PMO).
Tot slot moet elk bedrijf minstens één preventiemedewerker in dienst hebben die werkt aan gezond en veilig werken. Heeft je organisatie 25 of minder medewerkers, dan mag de werkgever de functie zelf vervullen.
3. Basiscontract met arbodienst of bedrijfsarts
Als werkgever moet je een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts hebben. In deze overeenkomst leg je vast bij welke taken je organisatie zich volgens de Arbowet moet laten ondersteunen door een arbodienst of bedrijfsarts. In het verzuimbeleid beschrijf je hoe dit geregeld is.
4. Analyse van verzuimcijfers
Een verzuimanalyse geeft inzicht in de risicogroepen binnen je bedrijf, factoren die het verzuim beïnvloeden, het risico op langdurig verzuim en de gevolgen wanneer je niet ingrijpt. Met een verzuimsysteem als de Xpert Suite draai je in een handomdraai rapportages uit die inzicht geven in verzuim, frequentie, proces, compliance, schade etc. Op basis van deze data kun je je verzuimbeleid aanscherpen en daarmee het verzuim verlagen.
5. Bedrijfsarts
Bij de verzuimbegeleiding moet verplicht een bedrijfsarts worden ingeschakeld. Hoe dat gebeurt en wat de rol van de bedrijfsarts is neem je ook in het verzuimbeleid op. Je medewerkers moeten vrije toegang hebben tot een bedrijfsarts voor vragen over hun werk in relatie tot hun gezondheid. Dit kunnen zij doen door gebruik te maken van het preventieve arbeidsomstandigheden spreekuur. Ook hebben ze recht op een second opinion. Neem deze informatie en de gegevens van de bedrijfsarts op in je verzuimbeleid.
6. Verzuimbegeleiding
Om te voorkomen dat medewerkers (onnodig) langdurig ziek zijn, is het belangrijk om een casemanager aan te stellen. Dit is vaak de manager. Hij is verantwoordelijk voor het begeleiden en bewaken van het ziekteverzuimproces en alle verplichte activiteiten vanuit de Wet verbetering Poortwachter, zodat medewerkers sneller kunnen terugkeren op de werkvloer.
Verzuimbeleid implementeren
Heb je je verzuimbeleid opgesteld? Dan is het tijd voor implementatie! Dit kun je doen binnen een verzuimsyteem of HR-systeem. De mogelijkheden van een HR-systeem zijn beperkt als het gaat om verzuim omdat je vaak alleen de ziek- en betermelding kunt registreren. Wil je serieus omgaan met verzuim, verzuimpreventie en duurzame inzetbaarheid, dan is een verzuimsysteem onmisbaar. De Xpert Suite is het meest complete verzuimsysteem van Nederland en integraal toepasbaar voor de Ziektewet en WGA. Benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Vraag dan geheel vrijblijvend een demo aan.