Wat is een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek is een gesprek tussen werkgever en werknemer met als doel om de duurzame inzetbaarheid te stimuleren en te bevorderen. Het is een belangrijk onderdeel van je verzuimbegeleiding. Hoe je hier precies mee omgaat, leg je vast in je verzuimbeleid of aanwezigheidsbeleid.
Wanneer voer je een verzuimgesprek?
Er zijn verschillende moment waarop je verzuimgesprek kunt of moeten voeren. Dit voelt misschien wat spannend, maar het is wel een teken dat je aandacht voor je medewerkers hebt.
Preventief verzuimgesprek
Merk je dat een medewerker niet lekker in zijn of haar vel zit? Dit kun je onder andere aan onderstaande symptomen merken:
- Minder productief is
- Een hogere werkdruk voelt bij zijn vertrouwde taken
- Minder oplettend is
- Doorwerkt in de pauzes
- Energieloos is
- Onrustig is
- Minder contact zoekt
Een preventief verzuimgesprek is gericht op het proactief aanpakken van potentiële zaken die op de werk of in de privé situatie spelen. Door in tijdig in gesprek te gaan verklein je de kans dat medewerkers verzuimen. Tijdens een preventief verzuimgesprek kan de werkgever of leidinggevende de medewerker bijvoorbeeld vragen stellen over hun werkomstandigheden, workload, stressniveaus en algemene tevredenheid.
Door open communicatie te bevorderen, kunnen eventuele knelpunten vroegtijdig worden geïdentificeerd en kunnen passende maatregelen worden genomen om de gezondheid en het welzijn van de medewerker te waarborgen. Het implementeren van preventieve verzuimgesprekken kan een effectieve strategie zijn voor organisaties die streven naar een proactief en gezond werkomgeving.
Verzuimgesprek bij kort frequent verzuim
Een ziekmelding begint bij het registreren van verzuim. Het is aan te raden om gebruik te maken van een verzuimsysteem, zoals de Xpert Suite. Niet alleen omdat je het verzuim in een handomdraai registreert, maar ook vanwege de uitgebreide rapportagemogelijkheden. Zo geeft de Xpert Suite je inzicht in het frequent kort verzuim in je organisatie. Dit is een hele belangrijke, omdat dit type verzuim kan overgaan op langdurig verzuim en dat wil je zoveel mogelijk voorkomen.
Wanneer dit aan de orde is bij een medewerker, ga je het gesprek met elkaar aan. Net als bij het preventieve verzuimgesprek kun je vragen stellen over werkomstandigheden, workload, stressniveaus en algemene tevredenheid. Je probeert de redenen voor het frequente kortdurende verzuim te begrijpen, identificeert de behoeften van de medewerker en gaat samen op zoek naar oplossingen om het verzuim te verminderen.
Door het voeren van dergelijke gesprekken kan de werkgever of leidinggevende een beter inzicht krijgen in de specifieke uitdagingen waarmee de medewerker wordt geconfronteerd en kunnen er gezamenlijk strategieën worden ontwikkeld om het kortdurende verzuim aan te pakken. Dit kan variëren van het aanpassen van werkuren tot het bieden van specifieke ondersteuning op het gebied van gezondheid en welzijn. Het uiteindelijke doel is om zowel de gezondheid als de productiviteit van de medewerker te verbeteren.
Verzuimgesprek bij langdurig verzuim
Bij verzuim tussen de één en zes weken spreken we van middellang verzuim en bij verzuim langer dan zes weken van lang verzuim. Is je medewerker langer dan een paar dagen ziek, dan treedt de Wet verbetering Poortwachter in. Je bent dan wettelijk verplicht om bijvoorbeeld in de zesde week van ziekte een probleemanalyse op te stellen en twee weken later het plan van aanpak. Het is dus belangrijk dat je voor deze tijd een verzuimgesprek met je zieke medewerker voert.
Voordelen van een verzuimgesprek
Het voeren van een verzuimgesprek heeft verschillende voordelen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer en het team als geheel. Denk aan:
- De input uit het gesprek geeft je inzicht in oorzaken van verzuim, waardoor je vroegtijdig kunt ingrijpen én de kans op verzuim in de toekomst verlaagt.
- Je toont oprechte interesse in je medewerkers. Dit kan een positieve invloed hebben op de werksfeer en de relatie tussen werkgever en werknemer.
- Je verkleint de kans dat kort frequent verzuim overgaat op langdurig verzuim.
- Je bevordert het herstel en zo nodig de re-integratie.
- Je kunt je medewerker tijdig wijzen op ondersteuningsmogelijkheden, zoals bedrijfsprogramma's voor gezondheid en welzijn, flexibele werktijden of aanpassingen op de werkplek.
- Je voorkomt onterechte of onnodige ziekmeldingen.
Hoe pak je een verzuimgesprek aan?
Het is belangrijk om te weten dat je als werkgever niet zomaar alles mag vragen aan je zieke medewerker. In verband met privacy mag je bijvoorbeeld niet vragen naar de aard en oorzaak van het verzuim. Ook mag je geen diagnose stellen. Vertelt een medewerker zelf over de aard en oorzaak van het verzuim? Dan mag je dit niet vastleggen, tenzij je een arbodienst of bedrijfsarts bent.
Je mag wel vragen stellen die jou inzicht geven in de voortzetting van het werk. Denk aan:
- In hoeverre kan de medewerker zijn werk nog uitvoeren?
- Heeft hij hier ondersteuning bij nodig?
- Wanneer de medewerker verwacht zijn werk weer te hervatten.
- Of er nog lopende afspraken zijn waar iets mee moet gebeuren.
Tips bij het aanpakken van een verzuimgesprek
- Bepaal het doel van het gesprek, zodat de intentie helder is.
- Toon begrip en empathie.
- Stel open vragen, zodat de medewerker zijn verhaal in eigen woorden vertelt en jij een beter beeld krijgt van de situatie.
- Durf stiltes te laten vallen waardoor de ander de gelegenheid krijgt om na te denken.
- Vat samen zodat je medewerker zich gehoord voelt. Ook biedt samenvatten de gelegenheid om aanvulling of correcties te geven om misverstanden te voorkomen.
- Vraag goed door: verzuim is namelijk vaak een reactie op een dieperliggend probleem, of het nu medisch is of andere oorzaken heeft zoals conflicten op het werk, gebrek aan kennis voor de functie, of persoonlijke problemen. Met doorvragen maak je het werkelijke probleem bespreekbaar en kun je samen met de werknemer op zoek naar passende oplossingen.
Triage bij verzuim
Wil je je goed voorbereiden op een verzuimgesprek en je kostbare tijd effectief benutten? Dan is het slim om vooraf een vragenlijst naar je zieke medewerker te sturen. Via verzuimsysteem de Xpert Suite maak jij in een handomdraai eigen vragenlijsten die je veilig met je medewerker kan delen.
Hierbij kun je bijvoorbeeld vragen opnemen als:
- In hoeverre kun je je eigen werk nog uitvoeren?
- Welke ondersteuning wens je vanuit onze organisatie?
- Hoe lang verwacht je niet (volledig) te kunnen werken?
- Wat zijn de gevolgen van jouw ziekmelding voor je directe collega’s?
- Wat zijn de gevolgen van jouw ziekmelding voor onze organisatie in het algemeen?
- Is er een verband tussen de werkomstandigheden en het verzuim?
- Wat kun je zelf doen om je verzuim te voorkomen of te verlagen?
- Wat kunnen we als werkgever doen om het verzuim in onze organisatie te voorkomen of te verlagen?
Tijd om aan de slag te gaan met het verzuimgesprek!
De eerste stap hierin is inzicht krijgen in de medewerkers met wie je dit gesprek dient te voeren. Verzuimsysteem de Xpert Suite helpt je hierbij. Zo weet je precies welke medewerkers regelmatig kort verzuimen en wie langdurig ziek zijn.
Bij medewerkers die regelmatig kort verzuimen, zijn wil je voorkomen dat dit overgaat in langdurig verzuim. Is je medewerker langdurig ziek? Dan dien je er, samen met je medewerker, alles aan te doen om het herstel en de re-integratie te bevorderen. Dit is geregeld in de Wet verbetering Poortwachter. De Xpert Suite helpt je bij het naleven hiervan: het bevat tientallen templates van protocollen waarmee die juiste personen op het juiste moment een taak toegewezen krijgen.
Meer weten over de Xpert Suite? Klik op onderstaande button en onze experts nemen zo snel mogelijk contact op.